Organização pessoal: O que é ser verdadeiramente organizado?

Como a organização pessoal pode alavancar sua produtividade?

Se você buscar os motivos pelos quais não produziu tanto quanto gostaria em alguma situação, poderá chegar à conclusão de que um dos motivos foi a desorganização.

A falta de organização pessoal é notada através da dificuldade em lidar com a interferência de fatores externos, a má administração do tempo disponível, a não sistematização das atividades que fizeram com que você levasse mais tempo do que o necessário para realizar algo e a influência de hábitos negativos.

O QUE É REALMENTE SER DESORGANIZADO?

Ser desorganizado é frequentemente entendido como a dificuldade ou a falta de habilidade para manter as coisas em ordem, seja no espaço físico, como um ambiente de trabalho ou moradia, ou no âmbito do planejamento do tempo e das tarefas. No entanto, essa característica pode se manifestar de maneiras muito variadas e ter implicações distintas na vida de cada pessoa.

Para muitos, ser desorganizado não se limita apenas a uma mesa bagunçada ou a uma agenda cheia de compromissos não cumpridos. Trata-se de um reflexo de um estado mental ou emocional que pode ser influenciado por uma variedade de fatores, como estresse, ansiedade, sobrecarga de trabalho ou mesmo condições neurológicas, como o Transtorno do Déficit de Atenção com Hiperatividade (TDAH). A desorganização, nesses casos, pode ser o resultado visível de processos internos complexos, e não simplesmente uma escolha consciente, preguiça ou uma falta de esforço.

Quando a desorganização interfere significativamente na capacidade de uma pessoa de funcionar efetivamente em sua vida diária, profissional ou pessoal, ela pode se tornar uma fonte de frustração e ansiedade.

Isso pode levar a um ciclo negativo, onde a desorganização contribui para mais estresse, o que, por sua vez, leva a uma maior desorganização. Nesses casos, pode ser útil buscar estratégias para melhorar habilidades de organização, como técnicas de gerenciamento de tempo, métodos de organização física ou até mesmo apoio terapêutico para abordar quaisquer questões subjacentes.

COMO A DESORGANIZAÇÃO PESSOAL SE MANIFESTA NA PRÁTICA

A desorganização pessoal pode se manifestar de diversas maneiras na prática, impactando negativamente tanto a vida profissional quanto a pessoal de quem a experimenta.

Quando falamos em desorganização, as pessoas pensam automaticamente em ambientes caóticos, mas a desorganização pessoal vai muito além da bagunça “das coisas”.

Vejamos alguns exemplos de como a desorganização afeta a vida cotidiana:

Procrastinação

A tendência a adiar tarefas, mesmo as mais simples ou aquelas que são importantes, é um sinal clássico de desorganização. Por exemplo, alguém pode adiar o pagamento de uma conta até o último minuto possível, resultando em multas por atraso, ou pode postergar a preparação para uma apresentação importante até a noite anterior, comprometendo a qualidade do trabalho.

A procrastinação é sinal de desorganização na administração do tempo, mas também uma falha em gerir os próprios ânimos. A pessoa que procrastina tende a só fazer o que sente vontade e evitar o quanto puder atividades chatas, entediantes ou que ela simplesmente não quer fazer.

Falta de pontualidade

Dificuldades em chegar a compromissos, reuniões ou eventos sociais no horário combinado são frequentemente observadas em pessoas desorganizadas. Isso pode ser devido à má gestão do tempo, subestimação de quanto tempo as tarefas vão levar, procrastinação ou simplesmente esquecimento de compromissos.

A falta de pontualidade pode afetar negativamente a reputação profissional e as relações pessoais, resultando possivelmente em perdas significativas de oportunidades.

Falta de continuidade

Iniciar projetos ou tarefas com entusiasmo, mas não conseguir levá-los adiante ou concluí-los, é outra manifestação de desorganização.

Por exemplo, uma pessoa pode começar a aprender um novo idioma, inscrever-se em um curso online e, depois de algumas semanas, perder completamente o interesse ou a motivação, deixando o curso incompleto. Manter a continuidade nas metas exige que a pessoa tenha disciplina e mantenha rotinas úteis.

A pessoa desorganizada tem muita dificuldade nesse aspecto e se empolga com coisas diferentes de tempos em tempos, abandonando projetos anteriores.

Ambiente desordenado

Um espaço de trabalho ou de vida caótico, onde itens essenciais são frequentemente perdidos e a limpeza é negligenciada, reflete a desorganização no ambiente físico. Isso pode resultar em tempo desperdiçado procurando por objetos perdidos, uma sensação geral de estresse devido à desordem visual e até mesmo em impedimentos para receber visitas ou trabalhar efetivamente em casa.

Sim, algumas pessoas “se encontram na própria bagunça”, mas isso geralmente é uma desculpa esfarrapada para esquivar-se da responsabilidade sobre o próprio ambiente físico.

Gerenciamento ineficaz de finanças

Dificuldades em manter o controle sobre finanças, como não saber quanto dinheiro está sendo gasto ou ganho, pagar contas atrasadas ou acumular dívidas desnecessárias, são indicativos de desorganização financeira.

Isso pode levar a problemas financeiros significativos e estresse relacionado ao dinheiro.

Sobrecarga de compromissos

Assumir mais responsabilidades ou compromissos sociais do que é possível administrar é um sinal de desorganização no planejamento do tempo.

Isso pode levar a um ciclo de estresse e culpa, já que a pessoa se sente constantemente atrás de suas obrigações e luta para cumprir com todos os compromissos assumidos.

EU TENHO MUITA VONTADE DE ALCANÇAR MINHAS METAS, MAS SEMPRE PERCO A CONTINUIDADE

A falta de continuidade (abandonar projetos e metas) é um dos principais motivos da quebra de produtividade que afeta pessoas desorganizadas.

Vontade e intencionalidade, apesar de serem fatores importantes, não bastam para que você consiga realizar suas metas.

Faça uma retrospectiva de sua vida:

Quantas metas você já deixou de realizar por falta de continuidade, mesmo desejando intensamente realizá-las?

Agora, considerando o que discutimos no ponto anterior sobre como a desorganização pessoal se manifesta na prática, reflita se alguns daqueles fatores como procrastinação e sobrecarga de compromissos teve envolvimento no desfecho negativo que você obteve.

Talvez você tenha começado a estudar piano, mas depois de alguns meses parou de praticar. Ou tenha começado a escrever um livro, mas só trabalhou nele algumas vezes. Ou se empolgou com uma ideia ótima para um novo negócio que você teve, mas acabou desistindo ou simplesmente abandonando o projeto por algum motivo.

As pessoas raramente atribuem essas coisas à falta de organização pessoal. Muitas me contam histórias sobre como a vida está tão corrida, como elas têm andado esgotadas e estressadas ou como elas acabaram abandonando projetos porque era muito difícil ou elas não sabiam o que fazer para continuar.

Elas não se dão conta de que todas essas razões estão ligadas à organização pessoal, ou melhor, à falta dela! A vida é corrida para quem não administra bem o tempo, o que é um traço de desorganização. Esgotamento e estresse, como vimos, são também consequência da desorganização. Quando não sabemos como administrar a própria vida, acabamos puxando demais os nossos limites. Não saber o que fazer ou como lidar com a dificuldade de alguma meta também demonstra desorganização.

Hoje em dia, podemos descobrir como fazer qualquer coisa e como ultrapassar qualquer obstáculo. Há livros, vídeos, cursos, artigos sobre os tópicos mais obscuros. Certamente tem alguém na internet ensinando como fazer o que você quer e como ultrapassar os obstáculos mais comuns.

A pessoa organizada elabora um planejamento estratégico pessoal, onde ela passa um tempo entendendo mais sobre a sua meta e descobrindo quais as maneiras mais eficazes de chegar lá. A pessoa desorganizada não se dá o trabalho. Ela “não tem tempo” de fazer essas coisas e já pula para a ação. O resultado é uma roleta-russa, pode acidentalmente dar certo, mas também pode não dar.

OS TRÊS NÍVEIS DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL

A maioria das pessoas pensa que organização é somente a arrumação de papéis, a administração do tempo e a organização de atividades e tarefas.

Existem ainda dois outros níveis de auto-organização cujo desenvolvimento pode ser muito útil.

São eles: a organização psicológica ou emocional e a organização mental.

A primeira está relacionada à inteligência emocional, à capacidade de gerenciar os sentimentos e emoções e utilizá-los de forma coerente e adequada. A segunda envolve raciocínio, concatenação e comunicação de ideias, inteligência espacial e criatividade.

Ser organizado integralmente significa dominar a organização pessoal nesses três níveis, sendo uma pessoa com pensamentos e emoções organizadas que também consegue administrar bem o tempo, ser pontual, cumprir metas e manter a vida física organizada.

Como a procrastinação é um reflexo de desorganização integral?

Como vimos, a procrastinação é um sinal de desorganização pessoal, mas por quê?

O que leva a pessoa a procrastinar, adiando tarefas, empurrando com a barriga, fazendo as coisas no último minuto?

Muitos diriam que é o perfeccionismo. A pessoa atrasa tarefas porque se sente ansiosa e quer fazer as coisas da forma mais perfeita possível.

Mas, não! O perfeccionismo soma apenas uma pequena parcela dos casos de procrastinação. O grande vilão causador da procrastinação é o imediatismo, aquela necessidade psicológica de satisfação imediata.

Nesse contexto, tarefas difíceis, entediantes, chatas, complexas ou mesmo apenas desinteressantes para a pessoa tendem a ser adiadas, pois não oferecem qualquer satisfação instantânea.

O que isso tem a ver com a organização pessoal?

O imediatismo é um reflexo da desorganização emocional. A necessidade de satisfação imediata surge para camuflar emoções negativas e um estado de confusão interna.

O imediatismo também pode refletir a desorganização mental quando a pessoa se sente confusa e não sabe ao certo o que fazer para continuar a tarefa. Isso é comum em tarefas difíceis, trabalhosas ou complexas.

É a razão pela qual crianças e adolescentes procrastinam para fazer a tarefa de casa. Elas precisam pensar com mais profundidade e isso requer organização mental.

Mas o mesmo processo ocorre com tarefas no trabalho que exigem raciocínio e criatividade como escrever algo, montar uma apresentação, elaborar uma planilha ou fazer uma análise. Isso se manifesta como “preguiça mental” na prática. “Não estou conseguindo pensar sobre a melhor forma de escrever esse relatório agora, vou deixar pra terminar depois”.

Você se viu nesses exemplos?

Acredita que precisa melhorar a sua organização pessoal?

A maioria das pessoas não nasce com capacidade de organização. Isso é algo que aprendemos ao longo da vida.

LIVROS RECOMENDADOS

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NÃO DEIXE PARA DEPOIS: A RELAÇÃO ENTRE BAGUNÇA MENTAL E ARMÁRIOS ABARROTADOS

Por Regina Lark & Rafael Bozzola

Um dos pouquíssimos livros que fala da organização mental e explica qual a relação de uma mente desorganizada com os problemas na vida cotidiana, desde bagunça até baixa produtividade e falta de pontualidade. ALTAMENTE RECOMENDADO!

ARRUME SUA BAGUNÇA E TRANSFORME SUA VIDA

Por Karen Kingston

Kingston vai na outra direção e explica como a organização física pode melhorar os outros níveis de organização pessoal (sem usar esses termos). Ela explica como a ordem libera emoções negativas, gera energia e abre espaço na sua vida para as coisas que você quer conquistar.

HÁBITOS ATÔMICOS: UM MÉTODO FÁCIL E COMPROVADO DE CRIAR NOVOS HÁBITOS E SE LIVRAR DOS MAIS

Por James Clear

Um dos maiores best-sellers dos últimos tempos. E também um dos melhores livros que li sobre o assunto. A criação de hábitos produtivos melhora a sua organização integral e promove a ultra produtividade. Se você tem dificuldade para fazer as coisas no dia a dia e manter a continuidade, não deixe de ler esse livro!

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Franciane Ulaf

Franciane Ulaf é administradora e psicóloga, especializada em psicologia evolutiva. Atualmente, Franciane é mestranda em psicologia na Universidade de Harvard. Sua linha de estudos investiga as raízes evolutivas da natureza humana. Franciane escreve sobre comportamento humano, produtividade, psicologia, biologia e evolução.