Eu já escrevi diversas vezes sobre produtividade e já dei inúmeras técnicas para melhorar a administração do tempo e aumentar o potencial produtivo. Hoje, contudo, convidei cinco profissionais em carreiras muito bem sucedidas para um painel. Chegamos a cinco hábitos que todos eles praticam que podem revolucionar o dia-a-dia de qualquer pessoa.

Em nosso painel temos um médico, um advogado, dois empresário e um engenheiro químico.

1. Viver sem mídia social

Um ponto que todos concordaram: eles não usam mídia social! Dois possuem perfil no Facebook apenas para manter contato esporádico com família distante. Os dois empresários possuem contas profissionais em todos os sites sociais relevantes, mas as contas são administradas por funcionários. Nada de Linked In, Twitter, You Tube, vídeos de gatos e cachorros no Facebook ou horas olhando o feed para ver o que a família e os amigos andam fazendo.

Esse é um hábito que tenho observado bastante em pessoas altamente produtivas, não só em profissionais que trabalham o dia todo fora, mas como em escritores e jornalistas, que precisam de muito tempo de concentração sem distrações. Mas mesmo jornalistas? Sim! Há uma linha tênue entre usar a mídia social para se atualizar e realizar seu trabalho e ficar horas e horas assistindo vídeos inúteis e compartilhando tudo o que é remotamente engraçado ou interessante.

Eu mesma passei por fases em que me deixei levar pela ânsia de compartilhar “a minha vida” com as pessoas “que se importam comigo”. O resultado não só foi perda insensata de tempo, como queda da minha privacidade e dor de cabeça lidando com gente chata e intrometida que se sentia no direito de dar pitaco sobre os meus afazeres ou fazer dezenas de perguntas intrusivas. Eu dei um basta! Hoje em dia, há algumas poucas pessoas que sabem em que lugar do mundo eu estou e o que eu faço da minha vida. Me senti infinitamente mais leve, livre e como não podia deixar de ser, mais produtiva.

Meus entrevistados relatam experiências parecidas. Alguns “brincaram” com a mídia social quando a onda pegou, mas logo se deram conta de que além da perda de tempo, existe uma brecha de privacidade que nem todo mundo aprecia.

Uma coisa é certa, sua vida não será mais completa se hoje você não assistir cinco vídeos de gatos derrubando coisas da mesa!

2. Usar um calendário grande e visível pendurado em local onde é visto o tempo todo de sua mesa de trabalho

Eu não chamaria esse hábito de “radical”, mas ele é inusitado nessa era de tecnologia e trabalho móvel. Esse é um hábito antigo e arcaico, mas que muita gente não usa. Por um tempo eu tentei substituí-lo por apps em meu smart phone e tablets, mas o efeito não foi o mesmo. Me surpreendi ao descobrir que alguns dos meus entrevistados passaram pela mesma experiência.

A vida fica corrida, os dias passam rápido, se amontoam em cima uns dos outros, perdemos perspectiva. Aquela meta que está agendada lá para o final do mês está ficando cada vez mais perto, mas perdemos a noção de “quão perto” se não olhamos constantemente para um calendário onde ela está gritando e chamando a nossa atenção!

Stephen Covey, em seu famoso livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, indica o uso de uma planilha semanal para não perder perspectiva das metas e compromissos que estão logo ali adiante, mas que podem ser esquecidos na confusão do dia-a-dia.

Eu verifiquei, entretanto, que a visão da semana ainda é limitada. Eu mantenho um calendário mensal pendurado na parede bem a frente da minha mesa com todos os meus compromissos, metas (completas e parciais) anotadas. Todos os meus entrevistados usam alguma variação do calendário mensal, um deles usa com sucesso um aplicativo no smartphone. A visão mensal ajuda a redimensionar o aqui e agora. Quando há uma meta muito complexa que precisa ser atingida em três semanas, eu vou precisar trabalhar um pouquinho toda semana para chegar até ela sem me estabanar quando estiver chegando mais perto. A visão semanal pode ocasional o “susto” que ocorre quando esquecemos de alguma meta mais adiante e de repente abrimos a semana seguinte do calendário e ali ela está, somente a três dias de distância.

Para contornar o problema da “ultima semana” do calendário mensal, eu uso um tipo de calendário de parede que contém os 12 meses do ano em quadradinhos menores logo abaixo do calendário do mês. Dessa forma, se há algo muito importante logo na primeira ou segunda semana do mês seguinte, eu circulo o dia e anoto brevemente o que é nesses quadradinhos.

Essa técnica, apesar de ser tão velha quando o próprio calendário, ainda é muito eficaz. Nada substitui (ainda) o efeito visual de olhar suas metas organizadas no tempo logo a sua frente. Quem trabalha se locomovendo o dia todo pode usar variações dessa técnica em agendas pessoais. O principal é não usar somente uma agenda diária que acaba restringindo o foco para o que é urgente naquele dia e acaba dando espaço para atrasos e esquecimentos, quando há metas logo adiante que precisam ser trabalhadas ao longo de vários dias, semanas ou meses.

3. Acordar bem cedo

Esse também é um hábito radical compartilhado entre eu e todos os meus entrevistados. Isso, é claro, depende um pouco do ritmo de cada pessoa. Tem gente que funciona melhor à noite, outras de manhã. Eu, particularmente, tenho um horário em que a minha “pilha acaba”. Lá pelas 8:30, 9 horas da noite não adianta mais insistir, tentar escrever, ler ou fazer qualquer coisa que exija força mental. Eu começo a ficar imprestável e a única coisa que eu consigo fazer é sentar no sofá e assistir TV. Isso provavelmente ocorre porque eu sento na minha mesa de trabalho antes da 7 da manhã. Eu acordo entre 5:30 e 6:00. Steve Pavlina já havia escrito um artigo sobre acordar as 5 da manhã (ainda não cheguei lá!) e como isso turbina a produtividade.

Para quem precisa sair de casa para trabalhar fora em um ambiente que limita a possibilidade de trabalhar em metas alternativas, acordar bem mais cedo pode ser a solução para dar uma reviravolta completa na vida. Acordar mais cedo funciona muito melhor, para a maioria das pessoas, do que dormir mais tarde. Depois de um dia inteiro trabalhando, queimando massa cinzenta, nosso corpo e cérebro já não querem mais saber de produzir. Algumas pessoas são o contrário (ou pensam que são!) e produzem melhor à noite. Geralmente, contudo, à noite o resto da família (para quem não mora sozinho) está acordada e pode interrompê-lo ou você pode desejar passar mais tempo com eles ao invés de se dedicar isoladamente a uma meta. De uma forma ou de outra, encontrar um bloco de tempo de algumas horas por dias em que você pode se dedicar exclusivamente às suas metas, sem ser interrompido e sem ter que fazer o que outras pessoas solicitam, é uma das melhores formas para progredir rápido – desde que você, é claro, tenha um direcionamento e saiba como você deve aplicar essas horas, o que entra em assuntos de propósito, objetivos e planejamento de longo prazo.

Essas três técnicas estão longe de serem novidade, mas é surpreendente como a grande maioria das pessoas não faz nada disso. Sabem que mídia social é pura perda de tempo, mas passam horas vendo e encaminhando vídeos e fotos que não vão colocá-las mais perto de uma vida melhor; não planificam suas atividades e quando muito, usam uma agenda diária com as atividades urgentes do dia listadas, colocando mais lenha na fogueira para se tornarem ainda mais desorganizadas e desesperadas e por fim, acordam tarde e dormem cedo, não tendo qualquer tempo extra para dedicar a metas que podem não caber no dia-a-dia, mas que poderiam, se completadas, solucionar muitos problemas.



Palavras-chave: Administração do Tempo, Steve Pavlina