8 Coisas que pessoas altamente produtivas se negam a fazer

Quando as pessoas pensam em produtividade ou sucesso, elas tendem a procurar descobrir “o que fazer”. O que fazer para ser mais produtivo? O que fazer para ter sucesso? O que fazer para dar conta do recado e vencer na vida? Mas o maior segredo da produtividade – e que naturalmente acaba levando ao sucesso – não é “fazer alguma coisa”, mas o que você decide não fazer.

Nós só temos 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. A maior parte deste tempo é dedicada à manutenção da nossa própria vida (sono, banho, alimentação, descanso). O que sobra para “darmos conta do recado e vencermos na vida” é uma ínfima parcela deste tempo que já é escasso. A maioria das pessoas preenche esse período preciosíssimo com as mais irrelevantes, tolas, e desnecessárias atividades. Distrações, notícias, socialização, entretenimento… Essas atividades nós até sabemos que precisamos manter um certo controle para que não invadam nosso tempo produtivo. Todo mundo sabe que perder duas horas por dia (ou mais!) na mídia social tagarelando no WhatsApp ou repostando coisas inúteis no Facebook é perda de tempo. Isso não é novidade. No final das contas, não são exatamente essas atividades irrelevantes que nos roubam oportunidades e tempo. O buraco é muito mais embaixo!

Vamos dar uma olhada em algumas posturas e atividades sorrateiras que talvez você nem imagine que precise “repensar”!

1. Pessoas altamente produtivas não trabalham “inconscientemente”

Muita gente acredita que quando está trabalhando (e não está perdendo tempo com alguma bobagem) está sendo eficaz, já que está fazendo exatamente o que deveria. Não está no Facebook, não está escutando música, não está conversando, está de fato realizando trabalho.

O que muita gente não pensa é que existem diversas formas de realizar a mesma tarefa, inclusive simplesmente não fazê-la! É possível executar uma atividade de forma que aquilo consuma o dia todo e ainda não esteja completa. É possível criar sistemas que acelerem a execução de uma tarefa que costuma ser feita com frequência, diminuindo consideravelmente o tempo de execução. É possível também deixar de fazer aquilo e delegar para outra pessoa ou pagar para alguém fazer. A melhor opção, é claro, depende das circunstâncias e da natureza da atividade em questão. O importante é pensar em termos de eficácia. O quão eficaz estou sendo fazendo essa tarefa exatamente desse jeito que estou fazendo? Existe uma forma melhor? Alguém poderia me ajudar com isso, reduzindo o tempo de execução? Eu poderia pagar para alguém fazer isso pra mim? Eu poderia delegar essa atividade para algum funcionário ou colega? E se isso deixasse de ser feito? O mundo iria acabar?! Quais seriam as consequências reais de simplesmente postergar ou não fazer isso agora?

Isso é o que chamamos de “trabalho inteligente”. A tarefa precisa ser feita. Ok. Mas não precisa ser feita de uma forma que consuma muito tempo, ou não precisa ser feita por você. A questão é que se você não parar para pensar no assunto, você tende a fazer as coisas inconscientemente, sem qualquer estrutura, fórmula, método, ou sistema para aumentar a eficácia e velocidade de execução, ou mesmo para garantir a eficiência (qualidade) do resultado final. Tudo fica muito aleatório, automático.

Eu diria que esse é o principal fator que acaba com o tempo das pessoas. Coisas sendo feitas de qualquer jeito, levando muito mais tempo do que o necessário para terminar.

2. Pessoas altamente produtivas não deixam suas prioridades de lado para atender as prioridades dos outros (ou atividades que não são prioritárias)

A falta de prioridades claras, definidas, e escritas (seja em papel ou registradas no computador, Outlook, app no telefone, o que seja) apenas aumenta ainda mais a desorganização criada pelo item anterior. Então a pessoa faz as coisas desordenadamente, sem qualquer critério, vai fazendo o que aparece a sua frente. As coisas estouram, ela vai atendendo os problemas.

Priorizar requer uma capacidade cirúrgica de eliminar o que não cabe em sua agenda. Não é só uma questão de decidir fazer as coisas certas, na ordem ideal, mas também de escolher não fazer o que não é prioridade. Isso pode envolver lidar com egos machucados de pessoas que querem a sua ajuda, e adiar compromissos e atividades que são menos importantes. Muita gente vai ficar chateada com você, vai querer comprar briga, reclamar, te persuadir, dizendo que você está errado, que o “mundo não funciona dessa forma”, que você não pode virar a cara para todo mundo só para fazer “só as suas coisas”. No final das contas, essas pessoas estão erradas. Há um momento certo para ajudar os outros sim, mas esse momento é quando você decide, não quando elas querem se aproveitar da sua boa vontade.

3. Pessoas altamente produtivas não atendem o telefone! (a não ser é claro, que o trabalho envolva diretamente contato telefônico)

Uma ligação telefônica é um evento intrusivo que demonstra a falta de respeito da pessoa que está ligando para com seu tempo. O telefone toca, você está no meio de uma atividade importante, você para o que está fazendo para atender à urgência do outro (que geralmente não é realmente uma urgência). Estima-se que para retornar ao mesmo nível de concentração e foco após ter sido interrompido, o cérebro leve cerca de 23 minutos. Muito tempo para perder (além da ligação em si!) com os problemas dos outros.

Eu parei de atender meu telefone há anos. Hoje ele funciona para mim como um mini-computador e uma ferramenta de comunicação por texto (restrita aos meus familiares e amigos). Ligação só se alguém estiver morrendo!

Na realidade, a maioria das pessoas já adotou essa “política”. Quando queremos falar com amigos e parentes, usamos mensagem de texto, quando o assunto é profissional ou mais sério, usamos email. Quem usa telefone é cobrador e vendedor. Não há mais motivos para atender o telefone!

É claro que em algumas indústrias muitos negócios são feitos pelo telefone mesmo e isso faz parte do dia-a-dia. Esse conselho se aplica para pessoas que NÃO trabalham no telefone ou cujas ligações geralmente são mesmo intrusivas e não-produtivas.

Para re-educar aquelas pessoinhas que ainda gostam de interromper os outros, comece a sempre responder por texto ou email após receber uma ligação (não atendida!). Aos poucos a pessoa vai pegando a dica de que você não quer falar no telefone.

Comunicação é algo muito peculiar. A vida é comunicação. Nós precisamos nos comunicar para progredir e vencer na vida. Contudo, quando todo mundo está tentando fazer o mesmo – a maioria sem qualquer direção ou prioridade, você acaba sendo vítima dessa falta de foco tanto em si mesmo quanto dos outros. Isso resulta em comunicação excessiva e desnecessária, seja no telefone ou por email ou mensagem. O fato de que você pode substituir o telefone por texto não significa que então você pode desperdiçar horas com emails e WhatsApp. Todo comunicação, principalmente profissional, precisa passar por um filtro de priorização. Essa conversa realmente está levando a algum lugar? Qual o propósito dela? O que essa pessoa quer de mim? Ficar de papo furado com essa pessoa vai resultar em maior retorno do investimento? Às vezes, a resposta é sim. Em algumas circunstâncias profissionais, nós precisamos “fazer o social” primeiro para ganhar a confiança de um cliente ou parceiro. Tudo bem. Desde que aquilo tenha um propósito dentro da atividade. O que vejo com frequência, porém, é pessoas dedicando tempo excessivo e desnecessário à comunicação, como responder emails que não precisam ser respondidos e conversar com familiares e amigos pelo WhatsApp durante o horário de trabalho sem qualquer finalidade. A questão é que nem todo cliente ou parceiro precisa ser paparicado com conversa fiada, nem todo email precisa ser respondido (ou precisa ser respondido por você!), e seus familiares e amigos não ficarão chateados se você não mantiver contato por algumas horas enquanto está trabalhando!

4.Pessoas altamente produtivas evitam atividades que tenham pouco retorno financeiro (quando o assunto é produtividade profissional)

Isso depende muito da sua atividade, é claro. Se você é assalariado, pode não importar muito o que você faz (mas se você pensar bem, isso pode sim ser aplicado a qualquer atividade. Fazer o que dá mais dinheiro para seu empregador atrai atenção para o seu potencial e impulsiona sua carreira para frente).

Se você é autônomo ou empresário, aí sim, essa dica é talvez a mais importante deste artigo. Dedicar tempo a clientes e atividades que dão muito trabalho e retornam pouco investimento é o cúmulo do desperdício.

A famosa lei de Pareto deve sempre ser usada por pessoas que trabalham por conta ou possuem o próprio negócios: 20% das suas atividades são responsáveis por 80% dos seus ganhos. Se concentre nesses 20% e esqueça os outros 80%, eles não valem a pena (sejam atividades, produtos, clientes, parceiros, etc.).

Uma vez eu conheci uma mulher que fazia crochê. Ela me mostrou suas peças e me disse quanto tempo ela demora em média em cada tipo e por quanto ela vendia. Ela me mostrou algumas peças “especiais” que rendiam muito mais do que as outras, às vezes até 10 vezes mais, mas ela só as fazia de vez em quando. Eu perguntei por que ela não se dedicava somente às peças que davam mais dinheiro. Ela respondeu que davam mais trabalho e eram mais difíceis de vender. O raciocínio dela é comum dentre profissionais autônomos. Eu respondi que ela deveria colocar na ponta do lápis lado a lado os cálculos relativos à confecção das peças mescladas da forma como ela vinha fazendo e uma proposta para só fazer as peças mais caras, mesmo considerando maior tempo de confecção e dificuldade para venda. Eu percebi que ela tinha dificuldade para compreender que ela não precisava fazer um grande volume de peças, nem vender todo dia. Era tudo uma questão de proporção. Quando ela viu no papel a comparação explícita entre as duas opções de trabalho, ela levou um susto! Por muito tempo, ela tinha se dedicado excessivamente para produzir peças muito baratas, que não compensavam todo o trabalho manual e o tempo dedicado. Se ela decidisse fazer apenas as peças mais caras, ela ganharia muito mais e trabalharia menos (por mais que levassem mais tempo para serem confeccionadas, ela estaria economizando muito tempo ao deixar de fazer as peças mais baratas). Ao mesmo tempo, ao oferecer apenas produtos de alta qualidade, ela poderia se concentrar em uma clientela mais refinada e aumentar ainda mais os preços das melhores peças. Os clientes que costumavam comprar as peças mais baratas geralmente pechinchavam e acabavam não pagando o que ela estava pedindo, reduzindo ainda mais o valor de suas peças. Isso não teria apenas um impacto financeiro, mas um aumento em sua qualidade de vida. Ela estaria trabalhando menos, lidando com clientes que não estavam procurando preços baixos, e elevando a percepção de qualidade de sua marca.

Essa dica pode ser ampliada na realidade para tudo na vida (não só em questões financeiras) que onera recursos (seja tempo, esforço, paciência, etc.). O X da questão é ver a vida como um bem valioso e se recusar a desperdiçá-la com coisas que não valem a pena, pessoas manipuladoras, carentes, chatas, atividades inúteis que não trazem nem produtividade, nem prazer, enfim, procurar passar tudo pelo filtro 80/20. Só o que entra nos 20% deve receber atenção (vale muito a pena, oferece um retorno em termos de recursos variados altíssimo, não dá trabalho, ou o trabalho é recompensado pelo alto retorno). Todo o resto que entra nos 80% é desperdício. Isso envolve atividades, tanto profissionais quanto pessoais, pessoas, relacionamentos, clientes, produtos, emails, ligações telefônicas, e por aí vai). Isso requer uma priorização refinada e um senso muito forte de propósito (direção, motivo, por que você está fazendo o que está fazendo?).

5. Pessoas altamente produtivas não ficam de conversa fiada

Já falamos um pouco sobre comunicação no começo, mas vale a pena mencionar que uma característica forte de pessoas que dão conta do recado é que elas vão direto ao ponto quando conversam com alguém. Se você não é de tagarelar indefinidamente, você provavelmente já precisou conversar com pessoas que simplesmente não param de falar. Isso não chega a ser nem socialização profissional, é pura perda de tempo e foco mesmo. Ao iniciar uma conversa com alguém que você sabe que tem o hábito de desviar do assunto principal para falar de coisas não relacionadas, adiante logo no início da conversa que você está apressado, que precisa terminar algo que tem data para hoje, e só precisa de uma palavrinha rápida. Assim, quando você precisar “fugir” da pessoa quando ela entrar em modo tagarela, você pode dizer com mais naturalidade que precisa voltar ao trabalho, sem sentir culpa de que pode estar ofendendo a pessoa. Isso funciona pessoalmente, e também no telefone e por mensagem.

6. Pessoas altamente produtivas não checam email o tempo todo

Emails geralmente trazem urgências e solicitações dos outros até você. Além de quebrarem o seu foco, eles invadem suas prioridades. É claro que, novamente, essa dica depende muito da natureza do seu trabalho. Algumas pessoas trabalham dinamicamente com o email o dia todo. Nesse caso, é preciso refletir sobre métodos para aumentar a eficácia do trabalho, sem deixar que a montanha de emails se torne caótica.

Se email não é parte essencial da sua atividade profissional, limite severamente seu uso. Algumas pessoas configuram autorespostas que avisam os remetentes que elas somente checam email 2 ou 3 vezes por dia (ou menos) e quais são os horários, para que o remetente não fique aguardando uma resposta rápida. Também dependendo da sua atividade, você pode escolher simplesmente não responder 90% dos emails que chegam até você. Se não for muito importante, não prejudicar sua vida profissional, ou não implicar em problemas futuros, eu aconselharia a simplesmente não responder. A grande maioria das pessoas responde a todos os emails que chegam em sua caixa de entrada por uma simples questão de consideração, mesmo quando nem sequer conhecem o remetente! Mas será que devemos deixar a educação aniquilar com a nossa produtividade? Eu acho que não!

Eu particularmente não respondo emails (ou qualquer outro tipo de comunicação não pessoal) quase nunca. Se você recebe muitos emails cuja resposta não é necessária, eu recomendo muito, se você puder, a contratação de um assistente (virtual, na maioria dos casos). Isso não é como contratar um funcionário. Não há impostos a pagar, nem carteira para assinar! Dessa forma, nada chega até você sem passar por uma vistoria prévia. O assistente responderá a maioria dos emails e só encaminhará para você correspondências de alto valor ou de cunho pessoal. Novamente, isso vai muito da sua atividade. Como escritora, é natural que eu receba uma montanha de emails de gente que quer a minha ajuda, ou simplesmente quer bater papo. Mas não dá! Se eu for responder email por email e ficar batendo papo com leitores, isso se tornaria minha profissão, pois não teria mais tempo para nada! Essa minha perspectiva deixa muita gente chateada comigo, mas isso é natural, cada um só pensa em si. Cada pessoa que me manda email só pensa que não custa nada eu responder aquele emailzinho, sem se dar conta de que ela é só uma em uma montanha de centenas de pessoas que estão pensando exatamente a mesma coisa! Se você está em uma atividade que resulta nesse tipo de tentativa de contato por email, absolutamente encontre uma forma de colocar um intermediário no meio. Se você tem um site ou blog, o mesmo vale para responder comentários. Se o volume começar a ficar muito grande, respostas acabam tomando boa parte do seu tempo. E não pense que isso é um “investimento” em sua carreira como blogueiro, não é! Em meus quase 20 anos de internet, eu descobri que essa categoria de comunicação acaba caindo nos 80% de desperdício (é por isso que blogueiros famosos como Steve Pavlina desativaram comentários em seus sites permanentemente).

7. Pessoas altamente produtivas não acumulam “coisas”

Essa é uma dica importante para aquelas pessoas que gostam de “guardar” tudo pois podem precisar “um dia”. Desde documentos, até objetos e roupas, pessoas produtivas costumam descartar tudo o que não precisam no curto prazo. Coisas demais acabam afetando a produtividade e eficácia. Algo simples como encontrar um documento que está guardado em uma pilha com outros papéis não relacionados entre si acaba virando um projeto de várias horas. De fato, muita gente perde um tempo precioso apenas procurando as coisas no meio de bagunça. Aquela velha frase “está bagunçado, mas eu me acho aqui” é o cúmulo do autoengano! Se sentir confortável com a desorganização é uma coisa, dizer que trabalha bem nela é mentira deslavada!

Quanto menos coisas você tiver, melhor será a sua produtividade. Você terá mais espaço, encontrará itens e documentos com mais rapidez, e se estressará menos. Documentos e papéis em geral devem ser eliminados ou escaneados (se forem importantes) e posteriormente descartados. Papel é fonte de ácaros, mofo, e outros micro-organismos que fazem mal à saúde. Quanto mais papel guardado você tem em casa (ou no escritório), maior risco de desenvolver ou agravar alergias, rinite, e outras condições respiratórias. Isso inclui (pasmem) livros!

Eu sou uma grande defensora de livros digitais e acho que a organização dos nossos ambientes é uma boa razão (além de todas as outras) para parar de comprar livros de papel e se livrar dos que você já tem. Em 1999 eu tinha mais de 1000 livros em minha biblioteca. Nessa época, eu atingi meu limite de espaço e comecei a limitar minhas novas aquisições e doar livros que eu já tinha lido e não tinha vontade de guardar. Pouco tempo depois, os ebooks começaram a se popularizar e eu pulei de corpo e alma nessa nova onda! Ainda estávamos a quase uma década de termos tablets e leitores de ebooks, mas eu estava feliz o suficiente de lê-los em meu computador e me livrar daquela montanha de árvores mortas! Ao longo da década de 2000 eu comecei a comprar ou baixar as versões digitais dos livros que eu já tinha em papel. Alguns mais raros, sem novas edições, foram cuidadosamente escaneados e transformados em ebook manualmente. Hoje eu mantenho apenas algumas dezenas de livros de papel, alguns por serem muito importantes, outros por não terem versões digitais. Além do espaço que eu ganhei por ter me livrado de uma tonelada de papel, ao adotar o formato digital, eu tenho toda a minha biblioteca comigo o tempo todo em meu tablet. Posso ler o livro que eu quiser fora de casa, em viagem, esperando em consultórios, sem precisar carregar um tijolo embaixo do braço como fazia antigamente. Para mim, isso não tem preço!

Outro item que costuma acumular rapidamente e formar montanhas de papel desnecessário é revista. Se você tem muita revista em casa, considere revisá-las para encontrar artigos que realmente deseja guardar. Digitalize esses artigos e jogue a revista fora (ou doe). Considere fazer assinatura digital de revistas no futuro para não receber mais em casa pedaços de árvores mortas! 😉

8. Pessoas altamente produtivas não se associam com pessoas negativas

E por fim, uma das mais clássicas características de pessoas produtivas – e bem sucedidas! Há um ditado que diz que você é a média das pessoas com quem você convive. Eu não estou falando de “conhecidos”, estou falando daquelas pessoas que frequentam seu círculo social, seus amigos mesmo. Se você está em um grupo de pessoas cujo a média de salário é X, seu salário será provavelmente muito perto de X. Se você está em um grupo de pessoas que gosta de falar mal do governo, você provavelmente também gosta. Se você não se identifica com o grupo em que está inserido, se afaste e procure novas (e mais produtivas) amizades.

Essa é uma questão que costuma ser polêmica, mas ela pode ser facilmente observada na prática. Se você está em um grupo de “perdedores” e de repente você começa a dar certo a vida, você irá fazer alguns inimigos. Irá despertar a inveja de algumas pessoas, outras tentarão tirar vantagem da sua situação, lhe pedindo ajuda, “grudando” em você em uma tentativa de pegar carona em seu sucesso. Evite esse tipo de situação, limitando seu contato com pessoas que “atrasam” sua vida. Essas pessoas podem ser desde aquelas que possuem um padrão de comunicação negativo (estão sempre falando mal de alguém, do governo, da falta de sorte, da vida que é difícil), pessoas que incentivam em você hábitos que você deseja eliminar, pessoas que gostam de tomar o seu tempo (como pessoas que falam demais) e pessoas que parecem não ter motivação ou proatividade para crescer na vida.

Esses 8 itens resumem de forma clara o perfil da pessoa produtiva. Lembre-se: sucesso é muito mais uma questão de não fazer certas coisas do que saber exatamente o que fazer – como se houvesse um segredinho para o sucesso! Não há segredos, há posturas que conduzem a uma maior produtividade e eficácia, que naturalmente levam ao sucesso em nossos empreendimentos; e há posturas que nos atrasam, oneram nossos recursos, e no final das contas, nos mantém atrasados e ineficazes.

Franciane Ulaf

Franciane Ulaf é administradora e psicóloga, especializada em psicologia evolutiva. Atualmente, Franciane é mestranda em psicologia na Universidade de Harvard. Sua linha de estudos investiga as raízes evolutivas da natureza humana. Franciane escreve sobre comportamento humano, produtividade, psicologia, biologia e evolução.