Você sabia que uma tarefa que é interrompida leva 50% a mais de tempo para ser completada e tem 50% maior chance de erros do que tarefas feitas ininterruptamente?
Leva um tempo para que nosso cérebro entre em um estado de foco onde nós somos capazes de nos concentrar completamente em uma tarefa sem nos sentirmos distraídos. Uma vez que nos encontremos nesse estado, podemos ser muito produtivos, desde que não sejamos interrompidos.
Uma mente focada ainda é sensível a perturbações de fonte externa. Interrupções apagam e confundem aquele estado carregado e focado em que seu cérebro se encontrava e frequentes interrupções podem impedir com que você sequer consiga entrar nesse estado completamente.
Quando você interrompe alguém, em média, leva 23 minutos para que a pessoa consiga voltar a se concentrar no que estava fazendo antes, mais até 30 minutos para que ela consiga atingir novamente um estado mental focado a ponto de ser produtiva. Metade das vezes que você interrompe alguém, você tirará a pessoa completamente da tarefa de forma que ela não voltará mais a ela depois que a interrupção terminar. Você pode acreditar que está apenas tirando 1 ou 2 minutos da atenção da pessoa, quando na realidade os efeitos de sua interrupção serão sentidos por muito mais tempo.
Em torno de 80% das vezes em que uma tarefa é interrompida, a pessoa voltará a ela no mesmo dia, mas 1 a cada 5 vezes que você interrompe alguém, você na realidade provoca o abandono da tarefa, pelo menos naquele dia.
Você provavelmente já vivenciou essa experiência. Você se lembra de alguma ocasião em que foi interrompido e depois simplesmente não conseguiu mais voltar à tarefa a que estava se dedicando? Você pode ter “aproveitado” a interrupção para ir ao banheiro, checar e-mail, entrar no Facebook, fumar um cigarro, bater papo no corredor, ligar para alguém que você tinha esquecido (no processo, estendendo para os outros a sua interrupção) ou simplesmente se esqueceu o que estava fazendo e começou a fazer outra coisa? Quantas vezes uma interrupção que deveria ter o objetivo de verificar um assunto rápido ou fazer uma pergunta se transformou numa conversa de 1 hora? Essas experiências são comuns, principalmente no ambiente de trabalho e na vida doméstica. Uma interrupcãozinha de nada e lá se foi seu foco, sua motivação e até a memória do que você estava fazendo.
Mudar de tarefa com frequência também tem o mesmo efeito – não é preciso um terceiro para te interromper, você pode se interromper sozinho! Tem gente que começa o dia vendo e-mail, daí levanta e vai tomar um cafezinho, aproveita para atualizar as fofocas com quem estiver por perto, daí volta para sua mesa e verifica e-mail de novo, daí ele entra no Facebook, 3 horas depois ele verifica e-mail de novo, daí é hora do almoço. Depois do almoço ele sente vergonha na cara e trabalha um pouquinho… por 20 minutos até ele lembrar que tinha que ter telefonado pro Ciclano já de manhã. O Ciclano não está no escritório, ele deixa uma mensagem, mas aí lembra que o Ciclano é amigo dele no Facebook e ele vai lá para deixar uma mensagem (quem sabe o Ciclano vê seu Facebook antes de falar com a secretária). Verifica e-mail de novo, responde algumas mensagens, encaminha alguns e-mails engraçadinhos e inúteis, inunda o escritório com um aviso de vírus que o idiota não procurou saber, mas era falso. Assiste alguns vídeos engraçados no You Tube, fica com cara de tacho quando o chefe entra em sua sala e pergunta onde está o relatório que era pra ter sido entregue ontem. Começa a trabalhar freneticamente no tal relatório. O Ciclano liga. Passa meia hora com o cara no telefone falando de futebol. Se lembra que se esqueceu de falar o que precisava falar com o Ciclano, liga de volta pra ele. Meia hora depois se levanta e vai tomar mais café (hoje está sendo um dia de cão!), volta para sua mesa e verifica e-mail. 5:59 – hora de empacotar as tralhas e ir pra casa, eba!
Interrupções frequentes passam a impressão de caos e urgência, quando na realidade não há nenhuma. O efeito disso, contudo, é estresse e baixa produtividade. Interromper os outros (ou a si mesmo) é péssimo para a saúde e para suas chances de crescer na vida.
Interrupções também custam caro. Uma estimativa coloca os custos das interrupções nos EUA (em termos de perdas em produtividade) em 588 bilhões de dólares – e olha que os Americanos são mestres em produtividade e muito mais produtivos que muitos outros países. Se você é empresário e tem empregados, imagine o quanto de dinheiro está desperdiçando pagando seus funcionários para checar e-mails pessoais, ver vídeos no You Tube, acessar contas no Facebook e jogar conversa fora no corredor tomando cafezinho? Essas estimativas em termos de custos, contudo, nem chegam a tocar nas bases do real problema. Muito mais do que uma perda financeira, interrupções causam perda de oportunidades, perda de tempo e erros irreparáveis. Isso é aplicável não só para empresas, mas também para indivíduos, tanto na vida pessoal quanto na carreira. De fato, indivíduos desatentos e que querem fazer tudo ao mesmo tempo, pirampulando de uma coisa pra outra sem eira nem beira, nunca crescem profissionalmente e ficam com aquela cara de babaca perguntando por que não conseguem crescer.
Da próxima vez que você se sentir compelido a interromper alguém que está trabalhando concentradamente numa tarefa que é importante, considere que sua inocente pergunta, comentário ou o que quer que seja o motivo da sua interrupção, pode acabar causando consequências desastrosas, fazendo com que a pessoa cometa erros, se sinta estressada, pressionada ou atrasando seu trabalho.
Pessoas altamente produtivas sabem como trabalhar “direito” e sabem que o melhor é trabalhar em blocos de tempo ininterruptos em que podem se concentrar completamente sem qualquer risco de interrupção. Consequentemente, elas tomam precauções para evitar essas possíveis interrupções antes que elas tenham chance de acontecer. Em ocasiões e ambientes onde você pode dar as cartas e ditar quem pode te interromper e quem não pode, simplesmente dê as ordens. De tal a tal hora, sua porta estará fechada e ninguém pode bater, ligar ou tentar te interromper a não ser que o prédio esteja em chamas! Seja duro e mostre sua insatisfação quando eventualmente alguém não respeitar esses limites.
Mas se você não é o chefe e não pode se dar ao luxo de dar ordens de não interrupção, há outras estratégias das quais você pode lançar mão. Em alguns ambientes de trabalho é permitido escutar música com fones de ouvido. Se é seu caso, coloque fones de ouvido quando quiser se concentrar em uma tarefa, mas não escute nada! É claro que os outros não vão saber que seus fones estão silenciosos e evitarão interrompê-lo porque pensarão que você não consegue ouvi-los. Avisar colegas sobre períodos de “alta concentração” pode funcionar, mas dependendo da liberdade que seus colegas acham que tem com você, isso pode funcionar ou não.
Em alguns tipos de trabalho, evitar interrupções é impossível mas mesmo assim você tem coisas que precisa preferencialmente realizar com concentração. Nesses casos você pode chegar bem mais cedo no escritório, sair bem mais tarde ou combinar com seu superior que você fará aquela tarefa em casa por causa da sua necessidade de não ser interrompido quando está trabalhando em algo que precise da sua atenção.
A maioria das pessoas não se dá conta de como é fácil hoje em dia arranjar com o chefe de trabalhar parcialmente em casa – algumas pessoas conseguem até mesmo trabalhar 90% em casa. O X da questão é mostrar resultados. Como Tim Ferriss fala em seu livro, Trabalhe 4 Horas por Dia, se você realiza trabalho que pode ser feito em qualquer computador, não há necessidade alguma de ter que ficar indo para o local de trabalho só para ser interrompido por um bando de inúteis que só quer um salário no final do mês. A empresa, por sua vez, pode ser relutante em deixar com que isso aconteça, mas tudo o que basta é propor uma fase de testes, explicar que você trabalha melhor sozinho, sem a interrupção constante dos colegas, do barulho e da pressão de trabalhar num escritório e daí mostrar resultados sensacionais como prova de que você está certo. Quando o chefe perceber através dos resultados positivos e da maior agilidade e produtividade que você realmente trabalha melhor sozinho em casa, ele estará mais inclinado a permitir com que você apareça no escritório só algumas horas por dia, depois só alguns dias por semana e a partir daí você vai testando para ver o limite que ele aguenta ou que a empresa em si permite.
É óbvio que em certos ambientes de trabalho, tudo o que estamos falando aqui não se aplica. Se você é vendedor ou recepcionista, você não precisa “não ser interrompido”, a interrupção é o seu trabalho. Mas algumas dessas dicas podem ser aplicadas quando você está se dedicando a tarefas não profissionais, coisas suas que você quer realizar e terminar com qualidade e sem ser interrompido.
É importante que você estabeleça limites para o contato com você em períodos em que está tentando trabalhar concentradamente. É inútil arranjar com o chefe para trabalhar em casa se você vai se comportar como o cara do exemplo que eu dei aqui antes, que fica pirampulando de um lado pra outro, vendo e-mail, Facebook, falando no telefone e produzir que é bom, nada.
Dê uma estudada em técnicas de auto-organização e produtividade antes, aprenda como administrar seu tempo e estabeleça limites, por exemplo, avise todo mundo que te liga com frequência que no horário tal, diariamente (ou na frequência que você estabelecer) seu telefone estará desligado e você não responderá e-mail. Esses períodos de alta concentração não devem durar mais do que 1h30, 2hrs, porque seu cérebro ficará cansado e você precisará de um intervalo. Todo mundo pode esperar 1h30, 2hrs para falar com você, então não se sinta culpado por fazer as pessoas esperarem. Quem sabe elas se tocam e começa a fazer o mesmo também! Se você trabalha num ramo em que as interrupções são importantes e devem ser respondidas na hora, procure organizar esses períodos de alta concentração em horários que as pessoas não estão trabalhando como bem cedo de manhã ou bem tarde da noite. Programadores de software e computadores costumam trabalhar de madrugada justamente porque é um horário que ninguém os interromperá, nem por questão de trabalho, nem pessoais. De madrugada também, as atividades na mídia social (Facebook, Twitter, etc.) caem significativamente, assim como a probabilidade de recebimento de e-mail, removendo os maiores obstáculos atuais para a produtividade.
Se tem algumas pessoas que parecem não respeitar suas regras de interrupção, converse com elas pessoalmente, quem sabe até encaminhe este artigo para que elas compreendam a importância da necessidade de foco e concentração. Infelizmente, algumas pessoas não vão te levar a sério e podem até mesmo rir dessa ideia e te chamar de almofadinha. A forma como eu lido com essas pessoas é começar a sabotá-las. Eu digo que vou lhes dar atenção quando eu estiver disponível e que realmente preciso me concentrar no que estou fazendo no momento. A partir daí, não dou ouvidos às suas interrupções, nem faço o que elas pedem. Uma hora elas aprendem… É claro que isso tem que ser feito com cautela e discernimento, não dá pra sabotar alguém que tem poder de te demitir! Mas com jogo de cintura e persuasão, é possível convencer qualquer um!
Steve Pavlina é amplamente reconhecido como um dos blogueiros de desenvolvimento pessoal mais bem-sucedidos na internet, com seu trabalho atraindo mais de 100 milhões de visitas ao seu site. Ele já escreveu mais de 1300 artigos e é citado frequentemente como um especialista pelo New York Times, USA Today, U.S. News & World Report, Los Angeles Daily News, Self Magazine, The Guardian e inúmeras outras publicações ao redor do mundo. Ele também é um convidado frequente em podcasts populares e programas de rádio. Steve atualmente mora em Las Vegas nos EUA.
É insuportável ter um gerente que interrompe a conversa dos outros. O pior é que se intromete, devido a mais pura falta de educação, e,m não conhecendo o assunto, ainda quer opinar.
Como abordar este tipo de profissional e este problema?
Muito bom o texto! Gostaria de saber se existem outras fontes literárias(sem ser a pesquisa sugerida) além do livro do Tim Ferris, que possa sugerir como leitura