Como se tornar uma pessoa mais eficaz

Sempre que eu penso na diferença entre eficiência e eficácia, costumo pensar em um colega de trabalho meu. Ele é um resumo do que se descreveria como “eficiente”. Sempre que tem um problema a ser resolvido, ele logo se prontifica a solucioná-lo. Ele usa de todas as suas faculdades físicas e mentais para resolver a situação. Muitos observadores chegariam a ponto de dizer que ele vai além do que é necessário fazer naquele momento.

Ele não pensa duas vezes para tomas todas as atitudes necessárias para resolver qualquer situação que apareça. Seus supervisores, contudo, não acham que ele está satisfazendo suas expectativas. Por quê? Porque eles acham que, apesar de ele ser eficiente, suas ações não são eficazes. Como uma pessoa assim pode ser ineficaz? Todo seu trabalho duro e todas as suas boas intenções não podem estar agindo contra ele, podem?

Quando ouço a palavra “eficaz”, costumo pensar na palavra “afetar”. Encontrei diversas descrições para a palavra “afetar”. Algumas delas são: mexer, influenciar, mudar e chatear. Essas palavras descrevem bem pessoas que fazem mudanças acontecerem. Meu colega, por outro lado, é mestre em reagir às mais diversas situações de crise. Ele gosta quando uma situação assim aparece. É assim que ele recorre a todas as suas energias para resolver o problema o mais rapidamente possível.

Há vários problemas que podem ocorrer quando alguém resolve brilhar em situações restritivamente reativas. Trabalhar em uma situação puramente reativa faz com que você perca completamente a noção de suas outras responsabilidades ao se focar somente no foco do incêndio. Como consequência, suas responsabilidades básicas são colocadas em segundo plano e você acaba, essencialmente, criando um ambiente propício para que outro incêndio comece.

Aquele que só encontra conforto em resolver problemas imediatos não cria oportunidades para analisar e prognosticar. É analisando e prevendo que vamos em frente. Lutar contra o incêndio é como andar na água, enquanto analisar e prognosticar é nadar o mais rapidamente possível até a linha de chegada. Essas são as ações que o levam adiante. É a diferença entre ser uma pessoa eficiente e ser uma pessoa eficaz.

Então, como você muda essa consciência e se torna uma pessoa eficaz?

Encontre a raiz do problema

Sempre que meu colega resolve um problema crítico, tenho quase certeza de que ele não para para pensar na real causa do problema. É mais fácil resolver os problemas quando eles surgem do que reservar um tempo para chegar ao coração do problema e evitá-lo totalmente. Uma análise da causa inicial é a maneira mais fácil de descobrir a causa de qualquer problema que estejamos enfrentando. Só precisamos nos perguntar “por que” umas quatro ou cinco vezes até termos uma resposta final.

Por exemplo, digamos que todos os meses, antes do pagamento, parece que você está sem dinheiro e usa seu cartão de crédito para resolver as coisas. A análise da causa inicial pode ser algo mais ou menos assim:

Pergunta: “Por que estou usando meu cartão de crédito para pagar contas básicas?”

Resposta: “Porque meu dinheiro acaba antes da chegada do próximo pagamento.”

P: “Por que eu sempre fico sem dinheiro antes do próximo pagamento?”

R: “Porque minhas despesas somam mais que meu pagamento mensal.”

P: “Por que minhas despesas somam mais que meu pagamento mensal?”

R: “Porque não planejo meu orçamento antes de receber meu pagamento.”

P: “Por que não crio um orçamento mensal?”

R: “Porque não sei ao certo como criar um orçamento e me ater a ele.”

Esse é um exemplo simples de perguntar “por que” algumas vezes até encontrar uma resposta que solucione o problema. Solucionar o problema não é a mesma coisa que redirecionar o problema. Usar o cartão de crédito redireciona o problema (o problema vai continuar surgindo), criar um orçamento e se ater a ele resolve o problema.

A análise do problema inicial não apenas resolve o problema como também cria um ambiente passível de crescimento. Agora que a pessoa sabe que fazer um orçamento é uma solução para o seu problema, ela pode criar um orçamento, se ater a ele e usar seus novos hábitos para acumular dinheiro. Se ela continuasse redirecionando o problema com seu cartão de crédito, ela eventualmente se veria afundada em dívidas e financeiramente arruinada.

Uma vez que você se veja sem redirecionar o mesmo problema repetidamente, você pode rapidamente mudar para a próxima fase, o nível dois de pensamento. Uma vez que o problema foi resolvido, suas capacidades mentais não estão mais focadas em apagar incêndios e podem ser usadas em coisas completamente diferentes em seu benefício próprio. No exemplo acima, uma vez que você substituiu seus gastos altos por um orçamento que funcione, você poderia começar a pensar em oportunidades de guardar dinheiro para coisas maiores e melhores. É aqui que você passa de um solucionador de problemas eficiente para um gestor eficaz da sua vida.

Lembre-se: para ser eficaz, você não deve mais ficar feliz por ser um bom solucionador de problemas, mas valorizar mais ser uma pessoa que consegue identificar os problemas já existentes inicialmente e eliminá-los.

As definições básicas de eficiência e eficácia também devem sempre ser mantidas em mente ao avaliar se você deve fazer algo ou não, ou mesmo procurar pela raiz do problema ao invés de reagir simplesmente:

EFICIÊNCIA: Fazer bem as coisas ou fazer “bem feito”;

EFICÁCIA: Fazer as coisas certas.

Ao fazer as coisas certas, você afeta o ambiente em que está agindo, ao passo que ao se concentrar demais em fazer bem as coisas como meu amigo, você pode perder a perspectiva do que realmente precisa ser feito e perder tempo fazendo as coisas erradas. Você pode ser uma pessoa eficiente e eficaz ao mesmo tempo, o que é o ideal, mas ao perder o foco da eficácia, você corre o risco de desperdiçar tempo e esforços chovendo no molhado sem alcançar resultados práticos.