Como vencer a procrastinação

Postergar, protelar, adiar, deixar de lado, empurrar com a barriga. Esse parece ser o modo de operação de muita gente! Independente de metas, técnicas de administração do tempo, e até mesmo força de vontade, fazer o que precisa ser feito em cada momento parece ser a tarefa mais difícil. Procrastinação não é apenas uma questão de má administração do tempo. Muitas das dicas que você pode encontrar pela internet são soluções que partem do princípio de que seu problema é puramente técnico, ou seja, que você não administra seu tempo adequadamente. Contudo, as melhores técnicas não conseguem salvar uma pessoa que tem o hábito de protelar tarefas. O aspecto comportamental da procrastinação é muito mais sério e profundo do que a superficialidade de técnicas e estratégias de administração do tempo que visam organizar a vida.

É muitíssimo importante entender esse ponto pois muita gente permanece na superfície, procurando formas para superar a procrastinação sem compreender que sua própria psicologia está lhe puxando o tapete e, nesse caso, nenhuma “dica” ou técnica funciona. É preciso descer para baixo da linha d’água e entender os fatores comportamentais que estão fornecendo combustível para esse hábito tão nocivo.

As pessoas procrastinam por motivos diferentes. É necessário primeiro fazer um trabalho de diagnóstico pessoal a fim de descobrir por que você, em seu caso pessoal, posterga atividades. Você pode encontrar mais de uma razão em situações diferentes. Por exemplo, uma tarefa específica você evita porque não entende direito o que deve fazer e, sentindo-se confuso, você deixa pra lá. Em outra você prevê que terá que lidar com uma certa pessoa com quem prefere não ter que conversar, então é mais uma tarefa que você adia. Em uma próxima situação, você se vê diante da necessidade de fazer algo complicado e desanima mediante a complexidade do problema.

Algumas dessas situações podem ser superadas com técnicas, como investigar e descobrir tudo sobre aquela tarefa antes de começar, eliminando a postergação por falta de conhecimento. A complexidade, por sua vez, pode ser endereçada quebrando a tarefa em pequenas metas administráveis e compreensíveis. Contudo, aquelas atividades que são evitadas por motivos “emocionais”, como não querer lidar com certas pessoas, precisam de um trabalho mais intenso na psicologia por trás desse mecanismo. Esse tipo de comportamento está ligado a uma tendência para evitar sair da zona de conforto. Quando não queremos lidar com certas pessoas ou situações, isso ocorre porque aquelas pessoas ou circunstâncias nos deixam desconfortáveis. Superar esse comportamento exige uma força de vontade para expandir a zona de conforto e aprender a excursionar para fora dela por períodos curtos, lidando proativamente com o desconforto que elas causam. É um processo de aprendizado mesmo. Quanto mais nós nos aventuramos para fora dessa zona de conforto, mais flexível e larga ela se torna. Com o tempo, já não nos importamos mais com essas situações. Não as evitamos por medo do desconforto, simplesmente lidamos com elas e seguimos em frente.

As boas e velhas técnicas de definição de metas e administração do tempo nos ajudam a manter o foco, nos fornecendo um ponto de apoio quando a vontade de postergar aparece, até mesmo por motivos comportamentais. Nós sempre devemos procurar compreender com honestidade os motivos por trás do nosso comportamento. Isso nos ajuda a encontrar a solução. Não existe solução sem um diagnóstico da causa. Se não entendemos de onde está vindo aquilo, porque nos comportamos de determinada forma, temos poucas chances de conseguir superar o problema. Contudo, as técnicas fornecem um senso de estrutura e podem combater a nossa própria psicologia, nos ajudando a frear o impulso de postergar.

1. Defina metas

A mais básica de todas as técnicas contra a procrastinação é definir metas, afinal, se não sabemos ao certo o que estamos fazendo e porque aquilo deve ser feito, é natural que a confusão se instale – e pessoas confusas não fazem nada!

Mesmo quando parece que a atividade deve ser feita “porque nos mandaram fazer aquilo”, devemos nos questionar sobre nosso papel dentro daquele contexto. Vejo que muita gente reclama de atividades realizadas no trabalho, “foi meu chefe que pediu”. Essa postura é ingênua e até mesmo contra produtiva. Trabalho não é escravidão. Se a pessoa está sendo paga para realizar um trabalho, ela está fazendo aquilo primariamente por um motivo específico: dinheiro. Secundariamente ela está trabalhando para ajudar a empresa a crescer. Quer seja seu interesse ou não “ajudar” a empresa em que trabalha, o objetivo primário do trabalho já deveria ser suficiente para que ela trabalhasse sem reclamar, afinal de contas, ela está recebendo algo em troca daquele esforço. A pessoa proativa, por outro lado, não desperdiça oportunidade de trabalho pensando na motivação. Ela faz o que precisa ser feito, quer esteja motivada, que não. É isso o que faz com que esse tipo de pessoa cresça profissionalmente, enquanto a outra que reclama que só faz o trabalho porque o chefe pediu e faz tudo de má vontade, permanece congelada. Motivação é não é pré-requisito para a ação, é, na realidade, consequência do sucesso. Esse é um conceito que a maioria das pessoas não conhece!

O objetivo das metas não é necessariamente prover motivação para todo e qualquer momento em que precisamos fazer alguma coisa. As metas “explicam” o que existe por trás de cada atividade, elas nos inserem dentro de um contexto, geralmente maior do que nosso próprio umbigo, e nos dão um senso de propósito para que sejamos capazes de superar a nossa própria psicologia e dar conta do recado, fazendo o que precisa ser feito sem empurrar com a barriga.

2. Planeje seu dia

Outra técnica simples é usar a boa e velha agenda ou mesmo uma checklist de afazeres. Nenhum segredo aqui, mas é incrível como muita gente insiste em seguir o dia sem qualquer orientação, nem mesmo uma listinha de papel solta, nada. Tentam lembrar tudo de cabeça ou anotam as coisas aleatoriamente no papel que estiver mais perto. O resultado disso, sem surpresa, é que muitas atividades acabam sendo esquecidas ou postergadas por falta de tempo.

Durante a fase de planejamento é que nós paramos para pensar na quantidade e na complexidade de coisas que temos para fazer. Quando olhamos para tudo junto em “um papel só” nós temos uma ideia melhor do que poderá ser feito hoje e que precisará ser deixado para depois.

3. Compreenda o contexto

Muitas coisas importantes acabam sendo postergadas porque perdemos tempo demais fazendo “outras coisas”, coisas que não precisavam ser feitas ou poderiam ter sido reorganizadas no tempo. Um simples exercício prévio ao planejamento pode nos dar uma ideia melhor do contexto da nossa vida e do que realmente precisamos fazer agora e o que pode ficar para depois.

Uma planilha bem simples de priorização sugerida por Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” vem sendo utilizada já por mais de 20 anos por coaches e consultores pela sua eficácia. Desenhe quatro quadrados e numere os quadrantes do topo esquerdo em sentido horário. O primeiro quadrante deve registrar tudo o que é importante e ao mesmo tempo urgente em sua vida. O segundo (em cima, à direita) registrará as coisas que são importantes, mas não são urgentes. O terceiro quadrante (em baixo, à esquerda) deve conter todas as coisas que são urgentes, mas não são importantes. O quarto quadrante (em baixo, à direita), deve registrar tudo o que não é importante, nem urgente.

Essa matriz de prioridades lhe dará uma boa noção do que você precisa fazer e como você deve lidar com as suas responsabilidades. Ele é muito eficaz porque ele nos mostra que existe uma diferença gritante entre o que é realmente importante e o que é urgente em nossa vida. Tendemos a perceber urgência como importância com muita frequência e, nesse processo, acabamos perdendo tempo demais dando conta dessas coisas urgentes sem nos atentarmos para o fato de que algumas dessas coisas não são igualmente importantes. Coisas urgentes, porém não importantes devem receber o “carimbo da protelação” e serem adiadas, delegadas, ou simplesmente ignoradas. O terceiro e quarto quadrantes devem ser evitados ao máximo.

4. Olhe para dentro

Muitas vezes, a procrastinação ocorre porque temos “problemas” não identificados com a atividade ou com o possível resultado.

Medo do sucesso é um paradoxal motivo, apesar de comum, para adiar tarefas. Esse é o receio de que ao dar prosseguimento a uma determinada meta, desafios maiores virão como consequência. É o caso da pessoa que sonha em escrever e publicar seu livro, mas é tímida e teme a exposição pública que o livro pode trazer. Ela tende a procrastinar e nunca consegue terminar o livro. O medo de críticas também é comum. Resultados alcançados podem desencadear feedback, que pode ser positivo ou negativo. A pessoa que é sensível demais às opiniões negativas pode procrastinar na tentativa inconsciente de adiar o recebimento de eventuais  críticas ao seu trabalho. Em alguns casos as atividades envolvem procedimentos difíceis, desconfortáveis, arriscados; outras podem exigir capacidade de solucionar problemas, negociação, jogo de cintura. Tudo isso é motivo para deixar pra depois e ganhar um pouco mais de tempo, talvez pra “se preparar” mais um pouquinho.

É claro que mais tempo, com frequência, não resolve o problema e as atividades podem acabar sendo eternamente proteladas e os planos engavetados. O ideal para lidar com procrastinação de ordem psicológica é enfrentar o monstro à luz do dia, simplesmente se predispondo a fazer o que precisar ser feito e venha o que vier.

Essas técnicas, apesar de não terem o poder de aniquilar completamente com a procrastinação, nos dão ferramentas para compreender melhor o cotidiano. Quando entendemos com o que estamos lidando, temos maior poder mental para tomar decisões corretas. Esse poder nos dá mais forças para contornar e superar a procrastinação psicológica também, pois nos fornece mais ferramentas para entendermos nosso próprio comportamento.

Franciane Ulaf

Franciane Ulaf é administradora e psicóloga, especializada em psicologia evolutiva. Atualmente, Franciane é mestranda em psicologia na Universidade de Harvard. Sua linha de estudos investiga as raízes evolutivas da natureza humana. Franciane escreve sobre comportamento humano, produtividade, psicologia, biologia e evolução.