30 dicas para aumentar sua produtividade

Steve Pavlina

Dicas de produtividade

Heurísticas são regras que pretendem ajudá-lo a resolver seus problemas. Quando um problema é grande ou complexo, e a solução óptima não é clara, aplicar a heurística permite que você comece a ter algum progresso em direção à solução, mesmo que você não consiga visualizar todo o caminho a partir do seu ponto de partida.

Imagine que seu objetivo é escalar até o topo de uma montanha, mas sem uma trilha que você possa seguir. Um exemplo de heurística seria: direcione-se diretamente ao topo da montanha até você chegar a um obstáculo que você não consegue superar. Sempre que você chegar a um obstáculo assim, circunde-o pela direita até que você consiga se direcionar ao topo novamente. Essa não é a heurística mais inteligente e compreensível, mas funciona bem na maioria dos casos e você, eventualmente, vai chegar ao topo da montanha.

Heurísticas não garantem que você vai encontrar uma solução óptima para o seu problema – na verdade, elas não garantem sequer que você vai encontrar uma solução. Mas elas fazem um bom trabalho sendo úteis ao resolverem certos tipos de problemas. Seu ponto forte é que elas conseguem eliminar a trava da insegurança e fazer você agir. Quando você começa a agir, você começa a explorar a área da solução, que aprofunda o seu entendimento do problema. Ao ganhar mais conhecimento com relação ao problema, você pode fazer correções de trajeto ao longo do caminho, aumentando gradualmente suas chances de encontrar uma solução. Se você tentar resolver um problema que você inicialmente não sabe como resolver, frequentemente você vai encontrar uma solução ao longo do caminho, uma solução em que você não tinha pensado até começar a agir. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de trabalhos criativos, como desenvolvimento de softwares. Frequentemente você sequer saberá o que está tentando criar até que você comece a criá-lo.

Heurísticas têm muitas áreas de aplicação prática e uma das minhas favoritas é a produtividade pessoal. Heurísticas de produtividade são regras comportamentais (algumas gerais, algumas específicas) que nos ajudam a fazer as coisas com mais eficiência. Aqui vão algumas das minhas favoritas.

1. Deixe que se exploda! A maneira mais eficiente de se ver livre de uma tarefa é deletá-la. Se ela não precisa ser feita, elimine-a da sua lista de afazeres.

2.Objetivos diários. Sem um foco claro, é muito fácil sucumbir a distrações. Defina metas todos os dias com antecedência. Decida o que você vai fazer, e então faça.

3. O pior primeiro. Para derrotar a procrastinação, aprenda a lidar com a tarefa mais desagradável que você tem a fazer logo de manhã cedo, ao invés de adiá-la até o fim do dia. Essa pequena vitória vai definir o tom para um dia bastante produtivo.

4. Horários de pico. Identifique os picos dos seus ciclos de produtividade e agende suas tarefas mais importantes para esses horários. Trabalhe em tarefas menores nos outros horários.

5. Períodos desconectados. Defina blocos de tempos ininterruptos para atividades individuais nas quais você precisa se concentrar. Agende tarefas mais leves e que podem ser interrompidas para seus períodos de comunicação em aberto e tarefas mais desafiadoras para seus períodos desconectados.

6. Pequenos alvos. Antes de começar uma atividade, defina o objetivo final dessa atividade antes de começar a realizá-la. Por exemplo, se você está escrevendo um livro, você pode decidir não parar de escrever até que você atinja mil palavras ou até que você escreva um número X de páginas. Atinja seu objetivo sob quaisquer circunstâncias.

7. Tempo reservado. Dê a si mesmo um tempo fixo, como 30 minutos, para se dedicar a uma tarefa. Não importa quão longe você vai chegar. Simplesmente dedique esse tempo.
8. Lotes. Agrupe tarefas semelhantes como telefonemas e recados em um único lote e resolva-as de uma única sessão.

9. Flor do dia. Levante cedo pela manhã, lá pelas 5h, e vá direto trabalhar na sua tarefa mais importante. Frequentemente, você consegue fazer mais até às 8h do que a maioria das pessoas faz em um dia inteiro.

10. Cone do silêncio. Pegue seu laptop e vá para um lugar sem acesso à internet e sem WiFi onde você possa simplesmente trabalhar sem distrações, como uma biblioteca, um parque, um café ou seu próprio quintal de casa. Deixe de lado suas ferramentas de comunicação.

11. Ritmo. Deliberadamente acelere o ritmo e tente trabalhar mais rapidamente que o normal. Fale mais rapidamente. Escreva mais rapidamente. Digite mais rapidamente. Leia mais rapidamente. Vá pra casa mais cedo.

12. Agenda. Agende com antecedência reuniões com outras pessoas. Isso aumenta o foco e a eficiência e também pode funcionar para telefonemas.

13. Pareto. O Princípio de Pareto é a regra 80/20, que diz que 80% do valor de uma tarefa provêm de 20% do seu esforço. Foque sua energia nesses 20% críticos e não sobrestime os 80% restantes.

14. A ponto de bala. Elimine a procrastinação agindo imediatamente após definir um objetivo, mesmo que a ação não seja perfeitamente planejada. Você sempre pode ajustar o trajeto ao longo do caminho.

15. Homem do minuto. Assim que você tiver as informações de que precisa para tomar uma decisão, acione um cronômetro e dê a si mesmo 60 segundos para tomar a decisão em questão. Leve todo o minuto para vacilar e ter dúvidas com relação a tudo que você quer, mas termine com uma escolha clara. Uma vez que sua decisão foi tomada, tome algum tipo de atitude para dar início a ela.

16. Prazo. Define um prazo para a finalização da tarefa e use-o como um ponto de foco para se manter nos trilhos.

17. Promessa. Conte aos outros de seus comprometimentos, uma vez que eles podem ajudá-lo a se manter na linha.

18. Leitura de preenchimento. Use a leitura para preencher aqueles momentos chatos como esperar uma consulta, esperar na fila, ou esperar seu café ficar pronto. Se você for homem, você pode até ler algum artigo enquanto se barbeia (preferencialmente com um barbeador elétrico). Isso seriam 365 artigos por ano.

19. Ressonância. Visualize seu objetivo como se ele já tivesse sido conquistado. Ponha-se em um estado de realmente se sentir lá. Torne-o real em sua mente e logo ele será parte de sua realidade.

20. Troféus brilhantes. Dê a si mesmo recompensas frequentes por suas conquistas. Veja um filme, agende uma massagem profissional ou passe o dia no parque de diversões.

21. Quadrantes. Separe as tarefas realmente importantes das meramente urgentes. Separe um tempo para trabalhar nas tarefas críticas do Quadrante 2, aquelas que são importantes mas raramente urgentes, como fazer exercícios físicos, escrever um livro ou arrumar um(a) namorado(a).

22. Plano-sequência. No final do seu dia de trabalho, defina qual será a primeira tarefa que você vai realizar no dia seguinte e defina os materiais de que você vai precisar com antecedência. No dia seguinte, comece trabalhando naquela tarefa imediatamente.

23. Em partes. Divida projetos complexos em tarefas menores e bem definidas.

24. Um de cada vez. Quando você iniciar uma tarefa, atenha-se a ela até que ela esteja 100% completa. Não troque de tarefa na metade. Quando distrações aparecerem, sufoque-as para lidar com elas depois.

25. Aleatório. Escolha uma tarefa aleatória de um projeto maior e complete-a. Pague uma conta aleatória. Faça um telefonema aleatório. Escreva a página 42 do seu livro.

26. 30 dias. Identifique um novo hábito que você gostaria de ter e comprometa-se a se ater a ele por apenas 30 dias. Um comprometimento temporário é muito mais fácil de manter do que um permanente.

27. Delegue. Convença alguém a fazer aquilo para você.

28. Polinização cruzada. Comece a praticar artes marciais, escreva um blog ou inscreva-se em um grupo de improvisação. Você frequentemente encontra ideias em uma área que podem ajudá-lo a melhorar sua performance em outra.

29. Intuição. Siga seus instintos. Eles provavelmente estão certos.

30. Otimização. Identifique os processos que você utiliza com frequência e escreva-os passo a passo. Ponha-os no papel para ser mais eficiente. Então, implemente-os e teste seus processos melhorados. Às vezes, não conseguimos ver o que está debaixo de nossos narizes até usarmos um microscópio.

Veja aqui a segunda parte desse artigo.

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6 comentários em “30 dicas para aumentar sua produtividade”

  1. Excelentes ensinamentos. Se colocados em prática, mesmo que somente alguns deles, com certeza mudará completamente para melhor o resultado final de tudo aquilo que iremos realizar.

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  2. Esqueci de dizer…
    O site do Senhor Steve Pavlina acima citado é excelente. Recomendo a todos que acessem… Recomendo também que utilizem o tradutor de textos do Google ou o Google Chrome para traduzir o conteudo de seus posts. Vale a pena!!!

    Responder

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