Nesse vídeo, vamos conversar sobre algumas dicas para lidar com a vontade ou a tendência de procrastinar, de ir deixando as coisas pra depois, de se enrolar com as atividades.
Em um dos vídeos anteriores nós falamos sobre como vencer a procrastinação de ordem psicológica, aquela força, aquele impulso de evitação de uma atividade, aquela coisa que você não consegue explicar, mas você simplesmente não quer fazer aquela atividade.
Hoje, veremos um aspecto mais organizacional, mais mundano da procrastinação, que é a procrastinação por motivos de desorganização, de má administração da vida.
1. DEFINA METAS
A mais básica de todas as técnicas contra a procrastinação é definir metas. Afinal, se nós não sabemos ao certo o que estamos fazendo e por que aquilo deve ser feito, é natural que a confusão se instale – e pessoas confusas não fazem nada!
O objetivo das metas não é necessariamente prover motivação para todo e qualquer momento em que precisamos fazer alguma coisa, mas elas “explicam” o que existe por trás de cada atividade. Elas nos inserem dentro de um contexto geralmente maior do que nosso próprio umbigo ou nossas necessidades e vontades momentâneas. Elas nos dão um senso de propósito para que sejamos capazes de superar nossa própria psicologia e darmos conta do recado, fazendo o que precisa ser feito sem adiá-lo.
2. PLANEJE SEU DIA
Outra técnica simples é usar a boa e velha agenda ou até mesmo uma checklist de afazeres. Não há nenhum segredo aqui, mas é incrível como muitas pessoas insistem em passar o dia sem qualquer orientação, nem mesmo uma pequena lista de tarefas. Elas tentam lembrar de tudo de cabeça ou anotam as coisas aleatoriamente em qualquer pedaço de papel disponível. O resultado disso, sem surpresa, é que muitas atividades acabam sendo esquecidas ou adiadas por falta de tempo.
Durante a fase de planejamento, é quando paramos para pensar na quantidade e na complexidade das coisas que temos para fazer. Ao olharmos tudo reunido em um único lugar, seja em um papel ou em uma agenda, temos uma ideia melhor do que pode ser feito hoje e do que precisará ser adiado para depois.
3. COMPREENDA O CONTEXTO
Muitas coisas importantes acabam sendo adiadas porque perdemos tempo demais fazendo “outras coisas”, coisas que não precisavam ser feitas ou que poderiam ter sido reorganizadas.
Existe uma planilha muito simples de priorização, sugerida por Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, que tem sido utilizada há algumas décadas, principalmente por coaches e consultores, devido à sua eficácia.
Ela é bastante simples. O primeiro quadrante registra tudo o que é importante e, ao mesmo tempo, urgente em sua vida. O segundo quadrante (no topo, à direita) vai registrar as coisas que são importantes, mas não urgentes. O terceiro quadrante (na parte inferior, à esquerda) vai conter todas as coisas que são urgentes, mas não importantes, geralmente demandas de terceiros, compromissos que não têm nenhum impacto direto em sua vida. E o quarto quadrante (na parte inferior, à direita) deve registrar tudo o que não é importante, nem urgente. Geralmente, são atividades que desperdiçam tempo, como assistir séries no Netflix, coisas que você faz, mas que não adicionam valor à sua vida.
Essa matriz de prioridades vai te proporcionar uma boa compreensão do que você precisa fazer e como lidar com suas responsabilidades, além de ajudar na priorização de suas atividades. Ela é altamente eficaz, pois nos mostra a diferença gritante entre o que é verdadeiramente importante e o que é apenas urgente em nossas vidas. Com frequência, tendemos a confundir urgência com importância, e nesse processo acabamos perdendo muito tempo lidando com coisas urgentes sem nos darmos conta de que algumas delas não são igualmente importantes. Coisas urgentes, porém não importantes, devem ser adiadas, delegadas ou simplesmente ignoradas, dependendo do caso. Os terceiro e quarto quadrantes devem ser evitados ao máximo, pois são os quadrantes que consomem nosso tempo, nossa energia e não acrescentam valor à nossa vida.
4. SAIBA O QUE FAZER (EM DETALHES)
Um grande motivo por trás da procrastinação é simplesmente não saber exatamente o que fazer e como realizar uma determinada tarefa, nos mínimos detalhes. Quando você possui um bom conhecimento sobre como executar algo, você realiza a tarefa com facilidade e rapidez. No entanto, quando faltam algumas peças nesse quebra-cabeça, quando você não compreende exatamente o que fazer e como fazer, isso aciona a procrastinação de ordem psicológica, como vimos em outro vídeo sobre procrastinação. Você sente um desconforto devido à dificuldade e a falta de conhecimento, o que o leva a evitar a tarefa, pensando “vou fazer outra coisa enquanto penso nisso, depois eu volto aqui”.
Isso é muito comum entre estudantes, por exemplo. Vamos supor que o estudante precise escrever um paper acadêmico, um artigo científico, mas ele não tem a menor ideia de como escrever um artigo científico, nunca viu um na vida dele. Então ele acaba procrastinando, adiando a tarefa até ficar em cima da hora, e acaba produzindo um trabalho mal feito porque, até o prazo final, ele não descobriu realmente como escrever um paper. No entanto, as informações sobre como escrever um artigo científico estão disponíveis, não é um segredo, não é um problema que requer criatividade para resolver, que é outra fonte de procrastinação, mas é um caso diferente.
Nesse caso, o que o estudante deixou de fazer antes de ficar parado na frente do computador sem saber o que fazer? Ele deixou de pesquisar como escrever um artigo científico, quais são as partes desse tipo de texto.
É interessante pensar em termos de partes ao realizar uma tarefa. Quais são as partes desse trabalho que estou tentando fazer? Quando entendemos algo em partes, a tarefa se torna mais tangível, a névoa de mistério se dissipa e começamos a entender como as coisas funcionam na prática. Ver a tarefa em partes nos ajuda a distribuir e planejar a execução das atividades necessárias para construir cada uma dessas partes. Praticamente tudo o que fazemos, as metas que buscamos, as tarefas que precisamos realizar, em casa ou no trabalho, podem ser divididas em partes e essas partes são administráveis, são pequenas e curtas. Conseguimos compreender cada parte individualmente, mesmo que tenhamos dificuldade em enxergar o todo do projeto, em entender como tudo funciona em conjunto. Mas conseguimos visualizar a parte menor e buscar informações com mais facilidade.
E muitos casos de procrastinação são semelhantes ao caso do estudante que não sabe como realizar o trabalho acadêmico e, portanto, adia até o último momento, resultando em uma entrega de baixa qualidade. É quando a pessoa simplesmente não sabe exatamente o que fazer e vai adiando a execução da tarefa. A solução para esse tipo de procrastinação é buscar informação. Outras soluções, como disciplina, não são eficazes nesse caso, pois forçar alguém a realizar algo que não sabe fazer pode resultar em uma tarefa finalizada, mas de baixa qualidade ou ineficiente, feita de maneira errada. Seja em situações escolares, de trabalho ou projetos pessoais, como escrever um livro, como vimos em um dos vídeos anteriores, o ideal para o progresso da pessoa é realizar as coisas com qualidade, e para fazer isso, é necessário saber como fazê-las. Esse conhecimento tende a reduzir esse tipo de procrastinação, pois a pessoa adquire cada vez mais autoconfiança no domínio daquela atividade, desenvolve habilidades e chega ao ponto de realizar a tarefa com facilidade.
Então, essas quatro dicas fornecem suporte para o trabalho que discutimos no outro vídeo sobre a procrastinação psicológica. Isso porque parte da procrastinação ocorre por motivos emocionais, como eu abordei naquele vídeo, e parte ocorre por motivos administrativos. Por exemplo, a pessoa está um pouco perdida, não tem metas definidas, não sabe o que fazer, não sabe como fazer, não compreende as partes, está tentando realizar algo muito grande e não entende como aquilo funciona, ou sua vida está em desordem e ela não está priorizando corretamente. Esses são problemas que eu chamo de administrativos, a pessoa não está administrando sua vida adequadamente. Portanto, se ela trabalhar nesses dois aspectos, o psicológico e o administrativo, terá as ferramentas necessárias para superar a procrastinação. Isso abrirá caminho para desenvolver hábitos produtivos, disciplina e uma boa administração do tempo. E isso leva a pessoa a fazer progressos reais em sua vida, seja qual for o objetivo que ela deseja alcançar. Esse processo abre caminho para o sucesso.
Essas dicas, combinadas com a superação da procrastinação psicológica, resolvem grande parte dos problemas que enfrentamos no nosso dia a dia, seja para realizar tarefas ou cumprir com nossas responsabilidades. Isso nos proporciona um poder significativo, o poder de realização, eficácia pessoal e produtividade. Deixamos de repetir as mesmas coisas sem avançar, de nos enrolar, de abandonar projetos no meio do caminho e de nos sentirmos sobrecarregados com uma infinidade de tarefas, adiando tudo. Essas dicas resolvem uma série de problemas em nossas vidas.
Franciane Ulaf é administradora e psicóloga, especializada em psicologia evolutiva. Atualmente, Franciane é mestranda em psicologia na Universidade de Harvard. Sua linha de estudos investiga as raízes evolutivas da natureza humana. Franciane escreve sobre comportamento humano, produtividade, psicologia, biologia e evolução.
