No vídeo da semana passada (disponível aqui), conversamos sobre a organização integral, uma condição que envolve a organização física, a emocional (ou psicológica) e a mental, formando uma tríade que acaba determinando a sua qualidade de vida, capacidade de lidar com o estresse, com a ansiedade e outros estados emocionais, e também de ser produtivo no dia a dia.
Hoje vamos falar da organização física. Tem muita dica por aí sobre como organizar as “coisas”, técnicas para separar e organizar objetos, organizar o guarda-roupa, organizar gavetas, mas fala-se muito pouco sobre a necessidade de manutenção dessa organização.
Então, a pessoa vai lá, assiste a uns vídeos no YouTube sobre como organizar o guarda-roupa dela, como organizar a mesa de trabalho, e ela faz um esforço concentrado por algumas horas e deixa tudo bonitinho. Mas dali a pouco, alguns dias ou semanas depois, já está tudo bagunçado de novo.
E isso acontece porque obviamente as coisas não permanecem organizadas para sempre! Vamos usando as coisas, tirando-as do lugar onde estavam organizadas, e às vezes elas não voltam ao lugar onde estavam, o que cria novamente aquela situação de desorganização.
MANUTENÇÃO
Parece desnecessário dizer isso porque é uma coisa tão óbvia, mas fazer a manutenção dessa organização é super importante e é algo que a maioria das pessoas, apesar de óbvio, não faz.
O ideal é determinar uma regularidade para essa tarefa de manutenção da organização. É preciso “fazer tempo” para ela e não se esquecer dela no dia a dia. Algumas coisas podem precisar de uma manutenção semanal, outras mensal. O ideal é encontrar alguma forma, seja por meio da agenda ou notificações pré-programadas no celular ou serviços de e-mails pré-programados que você programa para receber. O ideal é ter alguma forma de você ser alertado com a regularidade que você definir para cada área, casa, escritório, caixa de e-mails, o que for relevante no seu caso, para que você não deixe isso passar, para que não fique aquela coisa de “ah, eu tenho que manter essa organização em dia, mas eu nunca me lembro”. Então, você já pré-separa um determinado tempo, ou em dias específicos, como todo sábado de manhã, para trabalhar nessa manutenção da organização.
SISTEMATIZAÇÃO
A segunda dica é a sistematização das atividades. Ela não é tão óbvia e muito menos as pessoas fazem uso dela. Eu já falei brevemente sobre sistemas em um vídeo anterior sobre motivação porque os sistemas têm o poder de substituir a motivação. Quando você não sente vontade de fazer alguma coisa, quando tenta evitar a dificuldade de uma tarefa, sistemas tiram boa parte do peso dessa dificuldade e tornam a execução da tarefa mais fácil, mais eficiente e mais eficaz. Ela se torna mais rápida e as chances de erros diminuem consideravelmente.
A sistematização pode ser algo super simples como usar uma checklist para executar uma atividade. Você tem uma ordem a ser seguida, todos os itens que precisam ser cobertos pela tarefa, então grande parte das probabilidades de erro é eliminada, as chances de esquecer de realizar algo, de pular uma etapa… E também elimina o desgaste mental de ter que puxar da memória procedimentos ou etapas. Isso economiza frustração. Muitas vezes as pessoas cometem um errinho, uma coisa pequena, não percebem, e isso causa uma estagnação em uma atividade. Ela empaca, as coisas não avançam e a pessoa não sabe o que está acontecendo. Isso vai gerando irritação, frustração, deixando a pessoa estressada. E muitas dessas situações podem ser evitadas pelo uso de sistemas, mesmo o sistema mais simples possível, que é uma mera lista de procedimentos, de etapas, ou qualquer que seja a exigência da tarefa.
Virtualmente tudo pode ser sistematizado, tudo o que você quiser sistematizar. O estudante pode ter um sistema para aprender melhor e mais rápido. Você pode criar sistemas para executar procedimentos específicos. Em outro vídeo, eu falei sobre as séries de academia serem sistemas. Tudo o que está ali, mastigadinho, o que você tem que fazer, em que ordem você vai fazer, quando fazer, é um sistema. E você pode criar os seus próprios sistemas ou pode procurar sistemas prontos que outras pessoas compartilham. Eles podem ter os mais diversos nomes, como checklist, planilha, série, a chamada “cheat sheet” em inglês, um tipo de folha de dicas ou de procedimentos. As pessoas podem dar nomes diferentes, mas o espírito da coisa é que aquilo funciona como um sistema para ajudar a pessoa a dinamizar uma atividade ou não se esquecer de nada, como uma checklist de viagem onde a pessoa vai marcando tudo o que ela não quer esquecer na viagem dela. E essas coisas estão disponíveis, tem planilhas, listas customizáveis que a pessoa pode baixar e editar de acordo com as necessidades dela.
Essas duas dicas são simples, mas podem ajudar muito a manter a vida mais organizada e a rotina mais produtiva. Elas nos ajudam a viver em um ambiente com menos entulho, incluindo o entulho virtual, a caixa de e-mails, as pastas no computador, e dinamizam a produtividade, eliminando confusão, a probabilidade de cometer erros bobos, às vezes por esquecimento, às vezes por falta de compreensão do que e como fazer algo, e isso torna a execução das tarefas mais rápida e otimizada.
Franciane Ulaf é administradora e psicóloga, especializada em psicologia evolutiva. Atualmente, Franciane é mestranda em psicologia na Universidade de Harvard. Sua linha de estudos investiga as raízes evolutivas da natureza humana. Franciane escreve sobre comportamento humano, produtividade, psicologia, biologia e evolução.
