Como Manter a Organização Pessoal no Longo Prazo? 2 Estratégias Poderosas.

Como manter a organização pessoal no longo prazo?

Manter a vida organizada é, sem dúvida, um dos grandes desafios do mundo moderno.

Em uma era caracterizada pela sobrecarga de informações e opções ilimitadas, encontrar um equilíbrio entre trabalho, vida pessoal e tempo de lazer e conseguir manter a organização pessoal no longo prazo pode parecer uma tarefa hercúlea.

Este artigo explora duas estratégias que podem transformar o caos cotidiano em uma rotina harmoniosa e produtiva. Veremos como a implementação de sistemas simples e sustentáveis pode ajudar a manter a organização pessoal no dia a dia, facilitando a gestão do tempo e reduzindo o estresse.

MANTER A VIDA ORGANIZADA É QUE É O GRANDE DESAFIO

Já falamos sobre a importância da organização pessoal e os três níveis de organização (mental, emocional ou psicológica e física) em um artigo anterior.

O tópico de organização pessoal pegou fogo nos últimos anos. O popular livro da japonesa Marie Kondo (A Mágica da Arrumação) parece ter reaquecido uma discussão que a maioria das pessoas prefere evitar: como se organizar melhor e manter a organização pessoal em dia?

Mas mesmo depois de entender e aplicar dicas para se organizar melhor, fica a dúvida sobre como manter a organização pessoal no longo prazo sem deixar a peteca cair.

A organização da vida é um processo contínuo

É muito fácil pegar um sábado e dar uma geral na casa ou organizar as atividades em uma tarde. Mas a realidade é que a maioria das pessoas faz isso uma vez só e depois volta aos hábitos antigos.

Dali a pouco, as coisas estão bagunçadas novamente. E quando digo “coisas” estou incluindo não só a mesa, o quarto, o guarda-roupa, o escritório, mas também a rotina, as atividades, os compromissos e responsabilidades.

Não adianta deixar a mesa de trabalho limpinha e continuar lidando com as atribuições de forma caótica. Como vimos no artigo anterior, organizar a vida significa entrar em rotinas produtivas, eficazes e úteis que diminuem o estresse e melhoram a sua qualidade de vida.

Só arrumar a papelada e colocar as coisas no lugar (ou jogar um monte de coisas fora à lá Marie Kondo) não resolve! É preciso atuar nas duas frentes simultaneamente.

E só estamos falando do nível físico aqui! Os outros dois níveis (emocional/psicológico e mental) são outros departamentos ainda mais complicados. Mas vamos começar com a arrumação e manutenção da ordem física, porque a ciência já demonstrou que isso tem um efeito positivo em nosso estado psicológico e mental.

O problema é que manter a organização física pessoal em dia exige um esforço contínuo de manutenção.

Sim, eu disse esforço contínuo… (blaaaaa!!!!)

Parece que as pessoas odeiam ouvir essa palavra!

É como a pessoa que tem tendência para engordar e odeia ouvir que precisa evitar excesso de açúcar e gordura continuamente. Em meus 25 anos estudando esse assunto, já lidei com muita gente que dá um gás para se organizar e depois larga mão.

Percebo que a maioria das pessoas busca uma solução fácil, simples, rápida e permanente. Ou seja, elas se predispõem a fazer um esforço, mas só “daquela vez”. É como dizer: tá, eu vou fazer dieta por um mês, mas daí chega e não quero ganhar o peso de volta, hein!

Vencendo a entropia

Talvez você se lembre daquele princípio da física que aprendemos na escola. Acho que é a Segunda Lei da Termodinâmica, que diz: a entropia total de um sistema sempre aumenta.

Traduzindo: entropia é… bagunça, desordem.

O que quero dizer aqui é que um sistema (nosso escritório, mesa, guarda-roupa, etc.) que é “abandonado” no sentido de não receber manutenção frequente, tende à entropia.

Isso não é uma analogia! Tudo o que deixamos de organizar vai ficando cada vez mais bagunçado, principalmente se utilizamos a área e vamos introduzindo mais coisas nela, como um guarda-roupa ou uma mesa de trabalho.

Eu acredito que não esteja falando nada muito inovador aqui. Todo mundo sabe que não adianta arrumar o guarda-roupa uma vez na vida e esperar que tudo permaneça lindo e organizado para sempre. Sabemos disso, mas nos espantamos quando, um mês depois da arrumação, o bendito guarda-roupa está todo bagunçado de novo! Quem foi que fez essa bagunça???

O SEGREDO PARA MANTER A ORGANIZAÇÃO PESSOAL #1: MANUTENÇÃO

Para combater a entropia natural precisamos introduzir energia no sistema.

Energia é nosso próprio trabalho, nosso esforço de manutenção para continuamente desfazer o trabalho da entropia (bagunça).

Sim, manutenção é chato e quem tem tempo para isso?

Mas é o preço a se pagar para viver uma vida mais organizada e livre de estresse e baixa produtividade.

O ideal é criarmos hábitos de manutenção. Por exemplo, se todo sábado de manhã eu dou uma arrumada no guarda-roupa (que já estará arrumado depois da super arrumação inicial que pode ter levado dias!), isso levará no máximo 10 ou 15 minutos.

Indolor, né?!

O mesmo vale para a manutenção da minha mesa de trabalho, dos armários da cozinha, do banheiro e tudo o mais que preciso manter organizado. Se toda a semana eu faço um esforçozinho para manter tudo no lugar, as coisas não vão mais ficar “magicamente” caóticas.

O mesmo vale para a rotina. Se todo domingo à noite eu planejo minha semana, reviso meus compromissos, crio checklists para manter minha produtividade em dia, já começo a semana na segunda com o pé direito e não deixo a peteca cair.

Criando hábitos

Para funcionar no longo prazo isso precisa virar realmente um hábito, não uma coisa que uma semana eu faço, três eu esqueço.

Para transformar algo assim em hábito, eu gosto de inserir um horário específico na agenda (toda segunda-feira a primeira atividade do dia eu reviso o conteúdo das minhas gavetas no escritório e a papelada na minha mesa).

Não adianta dizer algo como “todo sábado vou arrumar o guarda-roupa”. Que horas no sábado? Sem marcar um horário, passamos o sábado deixando para depois. O dia termina e a manutenção não é feita. Não precisa ser um horário bem certinho. Pode ser algo como “todo sábado depois do café da manhã”. O horário em si pode flutuar de sábado para sábado, mas uma vez que eu termine o café da manhã, sei que é hora de fazer essa manutenção.

No final deste artigo, listo alguns livros que indico de coração para te ajudar a criar hábitos que você conseguirá manter para o resto da vida.

O SEGREDO PARA MANTER A ORGANIZAÇÃO PESSOAL #2: SISTEMATIZAÇÃO

Quando criamos rotinas para manter em dia nossa organização, podemos dar um passo a mais e criar sistemas para realizar essas tarefas de manutenção.

Pessoas que seguem sistemas têm muito mais facilidade para manter a organização.

O que é um sistema?

Sistemas são rotinas estruturadas, elaboradas de forma que toda vez que sejam repetidas, os procedimentos são os mesmos.

Sistemas podem ser coisas extremamente simples como usar um roteiro ou uma checklist para executar uma atividade.

Por exemplo, imagine que você tenha uma checklist, seja em papel ou em um aplicativo, para as tarefas matinais antes de ir para o trabalho. Essa lista inclui itens como “pegar laptop com carregador”, “verificar emails e mensagens antes de sair de casa”, “olhar a agenda para verificar compromissos do dia e do resto da semana”, e “verificar a bolsa para certificar-se de que todos os itens necessários estão lá”.

Seguindo essa checklist todos os dias, você cria um padrão replicável que garante que todas as atividades essenciais sejam realizadas sem esquecimentos.

Se tudo o que você precisa fazer é levar seu corpo para o trabalho e bater ponto, talvez isso não faça muito sentido para você. Mas se você já vivenciou a experiência de chegar no trabalho e se dar conta de que esqueceu alguma coisa ou deixou de fazer algo que precisava ter sido feito com antecedência, você pode apreciar a importância de seguir um sistema matinal.

Por que os sistemas são tão úteis?

Mas há inúmeras outras aplicabilidades de sistemas.

Veja os sistemas como fórmulas ou roteiros. Uma receita de bolo é um sistema. Se você seguir aquele roteiro direitinho, as chances de você conseguir um bolo de qualidade no final do processo são grandes. Contudo, se você não é cozinheiro de mão cheia e vai tentar fazer um bolo sem receita, muita coisa pode dar errado. Uma vez eu fui dar uma de cozinheira sem receita e esqueci os ovos. O bolo saiu uma pedra do forno! (literalmente!).

A replicabilidade do sistema torna a tarefa não apenas mais eficiente, pois você economiza tempo ao evitar decisões repetitivas toda vez que for executar a tarefa, mas também mais eficaz.

Com cada item claramente listado, o risco de esquecer algo importante é drasticamente reduzido. Além disso, o uso consistente de uma checklist ajuda a formar hábitos de organização e preparação, melhorando sua eficiência geral e reduzindo o estresse.

Mas sistemas não são apenas fórmulas ou roteiros. Eles também servem para criar rotinas e hábitos permanentes como escrever duas horas por dia, correr uma hora, quatro vezes por semana, etc.

Sistemas podem mudar a sua vida

Os sistemas podem ser tão revolucionários na vida que há uma discussão no campo da produtividade de que eles deveriam completamente substituir as metas.

Não acho que é o caso, como discuto nesse vídeo, mas os sistemas realmente podem operar verdadeiros milagres e transformar uma vida de procrastinação e resultados fracos em uma locomotiva de produtividade.

Os sistemas dão suporte às metas e as mantêm vivas até que sejam alcançadas. Eles fornecem uma estrutura consistente que ajuda a transformar as aspirações em ações concretas. Ao seguir um sistema bem definido, você pode monitorar seu progresso e fazer ajustes conforme necessário, garantindo que cada passo esteja alinhado com seus objetivos finais. Essa abordagem metódica não só aumenta a probabilidade de sucesso, mas também mantém o foco e a motivação ao longo do caminho.

Mas, novamente, caímos no mesmo dilema: você precisa se dar ao trabalho de fazer o que precisa ser feito. Caso contrário, você ficará eternamente naquele ciclo de extrema desorganização alternado com esforços esporádicos para consertar a situação, seguidos de períodos longos de negligência.

LIVROS RECOMENDADOS

Há muitos livros excelentes para te ajudar nessa jornada de aprendizado para criar melhores sistemas e rotinas de manutenção. Abaixo listo os livros mais bem avaliados e com maior potencial de ajudá-lo a se tornar uma pessoa super bem organizada e produtiva:

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