O maior segredo da produtividade é dizer não

James Clear

Foco é dizer não

Dizer não é a mais importante ferramenta produtividade ao seu alcance.

Não fazer alguma coisa livra o seu tempo para que você faça outra coisa. Pode parecer simples, mas lembre-se que o tempo é limitado. Não é possível fazer tudo o que queremos, mas aí é que vem a pegadinha: entender esse conceito e mesmo assim tentar fazer tudo só pra ver no que dá, só pra ver o que você dá conta de fazer é a decisão errada.

Não fazer alguma coisa sempre será mais rápido e mais produtivo do que fazê-la. Isso me lembra de um antigo ditado que programadores gostam de falar: “lembre-se de que não há código mais rápido do que nenhum código”. Programadores gostam de tal ditado para lembrar a si mesmos de que encher linguiça em seus programas torna o produto final mais devagar e complicado. Se o código não é absolutamente necessário, é melhor simplesmente não o inserir no programa.

A mesma filosofia se aplica à nossa vida. Muita coisa, ou numa comparação com os programadores, muito código inútil, torna nossa vida complicada, estressada, “cheia de coisas”. Por exemplo, podemos usar a mesma máxima para nos referirmos a uma reunião: não há reunião mais rápida do que não ter a reunião. Desde que comecei a estudar assuntos relacionados à gestão e liderança que eu ouço sobre “o problema” das reuniões inúteis ou improdutivas. Que tal simplesmente acabar com elas? Que tal não ter as reuniões ao invés de tentar em vão torná-las mais produtivas? Isso não significa que não devemos mais fazer reuniões, mas a verdade é que com frequência dizemos sim para reuniões que acabam não rendendo em nada (ou cujos assuntos poderiam ter sido resolvidos em alguns minutos por e-mail) ou que simplesmente não queremos ter. Quantas vezes você se sentou numa reunião (ou mais recentemente, entrou numa sala de Zoom) preocupado com tudo o mais que você estava deixando parado só para fazer aquele “social administrativo”?

Mas talvez o tópico que mais pede uma análise da sua capacidade de dizer não é com relação às requisições alheias. Pessoas pedem coisas o tempo todo. Querem o nosso tempo, a nossa atenção, a nossa ajuda. Em certas circunstâncias, parar tudo e ceder às expectativas do outro faz sentido. Um pai que atende às necessidades dos filhos não está perdendo tempo – vamos deixar isso claro! Estou me referindo ao ambiente de trabalho e outras situações profissionais (e também certas situações com parentes ou amigos sem noção!). Quem pede a sua ajuda ou aluga seu tempo geralmente tem pouca noção de produtividade (além de certa dose de egoísmo).

O que fazer e o que não fazer depende exclusivamente do seu rol de prioridades – e digo “seu rol” porque não há um certo e um errado com relação ao que escolher fazer. Muita gente me pergunta “eu deveria fazer tal coisa?” ou “sempre me pedem para fazer tal coisa, eu deveria dizer não?”. Essas pessoas esperam que eu possa dizer que certas coisas devem ser feitas enquanto outras devem ser descartadas, mas não é assim que funciona! As prioridades são suas e só suas (por outro lado, se você não tem suas prioridades muito bem definidas, isso é um problema sério!).

Por que nós dizemos sim?

Nós concordamos em fazer muita coisa não porque queremos, mas porque não conseguimos dizer não. Temos medo de parecer arrogantes, rudes ou egoístas. Muitas vezes o não precisa ser dado para pessoas com quem trabalhamos diariamente (às vezes um chefe?), familiares, amigos. Não são estranhos que podemos simplesmente descartar, ignorar, esnobar.

Dizer não a essas pessoas pode ser particularmente difícil porque gostamos delas e queremos ajudá-las (e até porque às vezes nós também precisamos da ajuda delas). Colaboração é um elemento importante da vida, nós ajudamos os outros, os outros nos ajudam, nós trabalhamos juntos e construímos um mundo melhor. A ideia de que ao dizer não podemos estar ferindo esse equilíbrio nos perturba de tal forma que preferimos parar tudo o que estamos fazendo, mudar nossos planos, atrasar nossos projetos para atender às requisições alheias.

Por esse motivo, ajuda muito ser cortês e compassivo em sua resposta. Faça o que você puder para ajudar os outros dentro de suas prioridades, mas se algo o puxará de forma muito intensa para fora dos planos, seja direto e diga que “seu prato está cheio”, que você não tem disponibilidade apesar de entender a necessidade do outro.

Não me entenda mal… você não deve se tornar o reizinho do não, se negando a dar uma mão para todo mundo que pede. O segredo é adotar uma postura de integridade pessoal e compromisso para com as suas prioridades. Se ajudar outra pessoa (ou emprestar seu tempo de alguma forma, como participar de uma reunião) faz sentido dentro do contexto da sua vida, diga sim. Se, por outro lado, você percebe um certo egoísmo por parte da outra pessoa (como colegas que pedem para você fazer o trabalho deles, chefes que jogam coisas demais em cima de você ou o parente que sempre pede para você ficar com as crianças quando ele vai no cinema ou no shopping) o ideal é ser assertivo e colocar as suas prioridades em primeiro lugar. E sim, você pode dizer não para seu chefe! Esse não pode não ser direto, mas um mero “eu estou com tanta coisa que não vou poder pegar mais esse projeto” já é suficiente. Em situações profissionais, lembre-se de que tentar fazer tudo o que vem pra você pra mostrar serviço e talvez ser promovido ou elogiado é tiro que sai pela culatra! A hora que você não consegue dar conta do recado os outros pensam que você não merece sua posição e o efeito é justamente o contrário do desejado! Você é visto como incompetente, como alguém que não consegue dar conta das responsabilidades. E não pense que adianta você argumentar que assumiu muita coisa e esperar empatia alheia. Ao pisar na bola e perder prazos, cometer erros, ou simplesmente não conseguir levar tudo de eito, você é visto como um incompetente que não dá conta do recado (e logo, não merece mais responsabilidade).

Mas mesmo após termos considerado todos esses fatores, muitos de nós ainda não conseguem lidar bem com o sim e o não. Nós nos pegamos dizendo sim para coisas que não melhoram nossa vida e nem sequer “contam pontos” em nossos relacionamos. Talvez um problema seja o significado que damos ao sim e ao não.

A diferença entre sim e não

As palavras “sim” e “não” são usadas em comparação uma com a outra com tanta frequência que temos a impressão de que carregam o mesmo peso em conversas. Na realidade, elas não são apenas opostas em termos de significado, mas possuem importâncias diferentes em termos de compromisso.

Quando você diz não, você está dizendo não para apenas uma opção. Quando você diz sim você está dizendo não para todas as outras opções. Pense nisso. Você diz não para um pedido de que você faça algo que levará 3 horas. Tudo bem, aquilo está descartado. Mas se você diz sim, aquelas 3 horas serão ocupadas apenas por aquela atividade. Todo o universo de possibilidades de coisas que você poderia fazer naquelas 3 horas foi descartado.

Eu gosto da forma como o economista Tim Harford coloca esse assunto: “Toda vez que você diz sim para uma solicitação, você também está dizendo não para tudo o mais que você poderia fazer com aquele tempo”. Uma vez que você se compromete com alguma coisa, você já decide como aquele bloco do futuro será despendido.

Em outras palavras, dizer não economiza seu tempo no futuro. Dizer sim custa tempo no futuro. O não é uma forma de crédito. Você retém a habilidade de usar seu tempo futuro da forma como bem entende. O sim é uma forma de débito. Você fica obrigado a empregar seu tempo de forma a entregar o que prometeu.

Não é uma decisão. Sim é uma responsabilidade.

O papel do não

Dizer não às vezes parece ser um luxo do qual somente aqueles que tem poder podem usufruir. E é verdade: dizer não é mais fácil quando você tem poder, autoridade e dinheiro. Mas dizer não também pode ser visto como uma estratégia para se tornar mais bem sucedido.

Dizer não é uma habilidade importante em qualquer estágio da sua carreira porque ela o ajuda a reter o recurso mais importante na sua vida: seu tempo. Como o investidor Pedro Sorrentino coloca: “Se você não proteger seu tempo, os outros o roubarão de você”.

Você deve dizer não a tudo o que não está o levando para mais perto de suas metas (e por esse motivo você precisa ter suas metas muito bem definidas). Você precisa dizer não às distrações e distrações não são apenas aquelas coisinhas óbvias como televisão, mídia social, buscas sem rumo na internet, conversa fiada. Ninguém incorporou essa ideia melhor do que Steve Jobs, que disse: “As pessoas pensam que foco é dizer sim às coisas em que você quer se focar. Mas não é isso… Foco é dizer não às centenas de outras boas ideias que estão à sua volta. Você tem que escolher cuidadosamente no que vai se aplicar”.

Há um equilíbrio importante aqui. Dizer não não significa que você nunca vai fazer nada interessante, espontâneo ou nunca mais vai ajudar os outros. Dizer não apenas significa que você vai dizer sim de forma estratégica. Uma vez que você tenha eliminado as distrações (incluindo outras oportunidades “muito legais” que não sabem em suas metas), faz sentido dizer sim àquelas oportunidades que te ajudam a se mover na direção em que você pretende seguir. Nesse caso, ajudar um colega com uma tarefa que o fará ser notado para uma promoção faz sentido; se envolver com uma atividade que o dará expertise que o ajudará a subir na carreira faz sentido; colaborar com uma equipe cujo projeto está ligado às suas metas faz sentido; dizer sim para ajudar uma pessoa que pode te ajudar muito no futuro faz sentido; voluntariar em uma causa sem fins lucrativo que está ligada aos seus princípios íntimos faz sentido.

O que não faz sentido é dizer sim por medo, vergonha ou receio de dizer não. Acabar onerando seu tempo fazendo coisas para os outros (que estão deliberadamente se aproveitando de você), enquanto você atrasa os seus projetos ligados às suas metas. O que não faz sentido é dizer sim indiscriminadamente só para ser legal, apreciado, bonzinho, esperando que os favores sejam retribuídos (raramente são). O que não faz sentido é dizer sim para qualquer desafio ou meta que parece interessante ou “uma boa oportunidade” sem ter noção do que você realmente deveria priorizar (Christina Wallace fala sobre isso neste artigo).

Dando um upgrade no seu não

Com o passar do tempo, à medida que você melhor e se torna mais bem sucedido, sua estratégia precisa mudar.

O custo de oportunidade do seu tempo aumenta à medida que você cresce na vida. No começo, você simplesmente elimina as distrações e explora o resto. À medida que as suas habilidades melhoram e você aprende a separar o que funciona do que não funciona, você precisa continuamente aumentar os seus limites do sim.

Você continua dizendo não às distrações, mas você passa a ter que dizer não também para oportunidades que anteriormente seriam bons usos do seu tempo. Agora você precisa se focar em uso otimizado (não somente “bom”) do tempo. É um problema bom de se ter, mas difícil de dominar. Com o sucesso também vem a notoriedade. Agora são mais pessoas querendo coisas de você. Às vezes elas não querem somente ajuda, mas te propor oportunidades. Quanto mais visível você é em sua indústria, mais as pessoas querem fazer parte do seu mundo e muitas propõem oportunidades e atividades para que possam entrar em seu mundo particular. “Venha dar uma palestra em nossa empresa!”; “Nos dê uma entrevista!”; “Vamos fazer uma joint venture juntos!”; “Tenho uma proposta para você que você não vai poder recusar!”. Muitas pessoas que acabam se destacando por algum motivo cometem o erro de dizer sim para muitas dessas situações. Palestras e entrevistas, por exemplo, oneram um tempo absurdo e dão muito pouco resultado. Dar uma entrevista na CNN e ser assistido por milhões de pessoas ao redor do mundo é uma coisa, dar uma entrevista para uma emissora de rádio que é ouvida por algumas centenas de pessoas é outra.

Em outras palavras, você precisa dar um upgrade em seu não à medida que vai se tornando mais e mais bem sucedido. Nessa etapa você precisa aprender a dizer não para oportunidades muito boas e para isso precisa saber exatamente o que você quer e para onde está indo.

Como dizer não

Muitos de nós somos muito rápidos para dizer sim e muito lentos para dizer não. É importante determinar onde você se encontra nessa escala.

Se você tem problemas para dizer não, uma estratégia recomendada por Tim Harford é se perguntar “se eu tivesse que fazer isso (o que está sendo solicitado) hoje, eu faria?” – é uma regrinha boa para lidar com coisas que pedem para você fazer e que você não precisa fazer no mesmo dia. Há uma tendência de acreditar que como a tal tarefa será executada no futuro, você arranjará tempo pra ela. Mas é um comprometimento futuro, não importa o quão longe esse futuro esteja, um dia será o dia da tarefa e se você não a faria hoje, você vai ter problemas quando esse dia chegar.

Se uma oportunidade é tão boa que você largaria tudo hoje para se dedicar à ela, então quem sabe seja uma boa ideia dizer sim. Mas mantenha em mente que nos entusiasmamos com oportunidades furadas o tempo todo. Às vezes é bom pedir um tempo para pensar, dizer que precisa consultar a sua agenda, o que você conseguir dizer que caiba na situação para ganhar um tempinho para pensar. Às vezes algo que parece muito “apetitoso” quando um bom vendedor está vendendo a ideia acaba sendo uma furada.

Para muitas pessoas o problema é falta de assertividade, elas querem dizer não, mas não conseguem. Estudar assertividade pode lhe dar ideias do que dizer em situações em que você não consegue expressar o que pensa. Assertividade é a arte de dizer o que você pensa sem ser rude ou magoar os outros.

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O poder do não

Mais esforço é despendido fazendo coisas que não importam do que tempo que é colocado fazendo as coisas ineficientemente. É importante pensar nessa perspectiva porque muito do que se escreve sobre produtividade se foca em eficiência: melhorar a sua capacidade de produção e execução, fazer as coisas de forma mais otimizada. Mas isso me lembra de uma das mais famosas frases de Peter Drucker: “não há nada mais inútil do que fazer eficientemente algo que não precisa ser feito”.

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