Como evitar cometer erros

Franciane Ulaf

Erros

Nós, seres humanos, somos imperfeitos. Nós nem sequer tentamos negar, apesar de alguns de nós tentarmos atingir a perfeição ou nos sentirmos ansiosos frente a possibilidade de errar ou apresentar um resultado menos do que perfeito. Apesar de tudo, apesar de toda a politicagem correta que nos diz para relaxar e não sermos perfeccionistas, erros podem nos custar muito. Falhas custam tempo, dinheiro e oportunidades. Independentemente da nossa reconhecida natureza humana imperfeita, não seria bom se pudéssemos reduzir a nossa margem de erro e aumentar os nossos acertos?

Pois bem, isso não é tão complicado quanto parece! A maioria dos erros que as pessoas cometem não é relativa à natural e aceitável imperfeição humana, mas à mera falta de atenção, descuido e negligência! A maioria dos acidentes, por exemplo, ocorrem porque alguém não prestou atenção em algo importante ou deixou passar uma informação relevante, resultando em algo inesperado. Uma batida de carro porque um dos motoristas não viu o sinal vermelho ou deixou de perceber o motoqueiro passando do lado. Uma morte na sala de cirurgia porque o anestesista não viu a anotação sobre as alergias do paciente. Esses exemplos são drásticos, todavia comuns – infelizmente. Mais comuns ainda são os errinhos tolos que cometemos no dia-a-dia, falhas essas que não nos causam maiores problemas, mas acumuladas atrasam nossas vidas.

Nossa mentalidade politicamente correta nos impede de perceber o quão sérias são as consequências da nossa displicência. Nós ingenuamente acreditamos que errar é humano e, portanto, devemos ser perdoados e nossas falhas esquecidas. Um médico que comete um erro que resulta na morte de um paciente não é perdoado, é processado, mas a secretária que se esquece de passar um fax importante não é despedida e nessa, é levada a acreditar que foi então “perdoada”. A ausência de consequências drásticas como a perda de um emprego ou uma multa financeira não implica em “perdão” ou mesmo em esperteza, “ufa, consegui me safar dessa!” Principalmente no mundo empresarial, tem sempre alguém observando! A secretária que constantemente comete errinhos bobos relativos a esquecimento e confusão, pode não ser despedida, mas jamais será promovida. Essa mesma secretária, pode não entender, contudo, porque nunca dão uma chance pra ela, porque seus superiores não veem o “bom” trabalho que ela faz. Eles veem sim! Eles notam que ela esquece e se confunde com muita facilidade, ou seja, não é digna de uma promoção.

Em nossa vida pessoal, com nossos projetos e sonhos individuais, ninguém irá nos punir diretamente quando cometemos erros e podemos nunca perceber claramente as consequências de nossos esquecimentos, confusões e falhas em geral. Tudo se mistura na confusão da vida diária e no final das contas, nós não ligamos A e B e não notamos o quanto nosso comportamento nos prejudica. Perda de tempo, produtividade reduzida, baixo nível de eficácia são apenas alguns exemplos dos resultados de um comportamento desorganizado. No final das contas, nós não obtemos os resultados desejados e ficamos procurando os motivos nos lugares errados, ficamos refletindo sobre onde foi que erramos de uma forma ampla ou qual foi a decisão ou ato que resultou nos problemas ou atrasos que estamos verificando. O problema é que mantemos os olhos nas coisas “grandes” e deixamos de pensar sobre todo o tempo perdido com atividades irrelevantes, todos os errinhos bobos que nós chegamos a achar graça ou todas as coisas que nós fizemos sem avaliar sua posição dentro de nossos planos.

A realidade da vida da maioria das pessoas é um misto de sonhos com atividades irrelevantes efetuadas aleatoriamente, em ordem de urgência. Nós já falamos bastante sobre isso aqui, sobre a síndrome da urgência ou o perigo da falta de planos. Esses não são o foco desse artigo, porém. Meu objetivo aqui hoje, é falar sobre nossos erros e nossa tendência de cometê-los sem notar que essas mesmas falhas é que estão atravancando nossas vidas. Parte do problema é a falta de perspicácia, ou a capacidade de absorver as informações do ambiente atentamente e processá-las de forma eficaz mentalmente a ponto de reagirmos de uma forma assertiva e proativa em tempo hábil. Mas também já falamos sobre perspicácia antes e diga-se de passagem, quem não é perspicaz não consegue se tornar “atento”, digamos assim, tão facilmente.

O que vou propor aqui é algo que qualquer um pode usar, sem muito frufu e critério, a mais simples de todas as ferramentas de organização pessoal: a lista, ou checklist, para os que gostam de termos em inglês.

Evitar um acidente de trânsito requer atenção propriamente dita e um envolvimento completo com a atividade de dirigir, sem permitir distrações. Evitar erros em casa ou no escritório, contudo, pode ser uma simples questão de usar uma lista de checagem. Agora, muita gente ignora uma dica como essa, pois a ideia de usar listinhas a fim de evitar erros e aumentar a produtividade parece ser tão básica que chega a ser tola. Isso na verdade, é bom! É bom para aqueles que entendem o espírito da coisa, pois esses conseguem abrir uma vantagem competitiva enorme para com os outros que riem da ideia da listinha. No ambiente profissional, vantagem competitiva, principalmente limpa, livre de qualquer maldade ou “segredo”, vale ouro!

Mesmo em ambientes altamente competitivos como no mundo dos investimentos, quem usa as famigeradas listinhas sai na frente e garante lucros, enquanto todos os demais estão tendo prejuízos. Mesmo assim, mesmo após a “verdade” vir à tona, os demais “incrédulos” continuam amargando prejuízos, sem passar para o lado das listinhas. Um exemplo no mundo dos investimentos foi relatado pelo pesquisador Geoff Smart que realizou uma pesquisa com 51 investidores, todos eles com milhões de dólares para investir e uma grande responsabilidade para tomar as decisões corretas. Geoff estudou os métodos de análise de cada investidor, ele queria saber como cada um deles avaliava se uma empresa tinha potencial para crescer e se valia a pena o investimento. Smart descobriu que alguns deles usavam protocolos e sistemas organizados de análise, fortemente baseados em simples listas de checagem, ou seja, a análise era feita com base em uma série de itens que deveriam ser verificados, estudados ou analisados. A análise da empresa não poderia ser concluída enquanto todos os itens não fossem checados na listinha. Os demais investidores, enquanto cada um tinha um perfil diferente, não usavam nenhum tipo de método organizado de análise. Alguns confiavam apenas em suas percepções intuitivas – se o negócio parecia bom e o empreendedor engajado e competente, eles investiam, se não, eles pulavam fora. Outros olhavam toda a documentação da empresa, dos livros contábeis aos recibos de compras, mas sem um protocolo fixo para seguir. Smart notou que no longo prazo, os investidores que usavam simples listas de checagem apresentavam uma porcentagem de sucessos muito mais significativa do que os demais investidores. O autor observou que o segredo do uso das listinhas estava no rigor e na minuciosidade da análise. Ao usar as listas de checagem, os investidores podiam ter certeza de que não deixaram de verificar nada, de que tudo o que poderia lhes informar sobre o potencial de sucesso ou fracasso futuro da empresa havia sido levado em consideração. Ao estudar as razões dos fracassos dos demais investidores, Geoff descobriu que alguns tinham deixado de notar detalhes importantes sobre as empresas analisadas, detalhes esses que teriam logo de cara denotado o potencial de fracasso… se eles tivessem sido rigorosos o suficiente para ter percebido o sinal. Os resultados dessa pesquisa foram revolucionários e publicados com sucesso estrondoso no mundo empresarial. Ao ser questionado sobre o aumento do uso de simples listas de checagem ou métodos de análise por investidores e empresários, o autor disse que não houve nenhum aumento significativo, ou seja, os investidores que não usavam listas ou métodos não aprenderam nada com os resultados e continuaram a fazer negócios como sempre fizeram.

As pessoas tendem a se basear em seus acertos como prova de que estão certas e justificativa para não aceitar dicas sobre como fazer as coisas de forma mais eficaz. Foi isso o que aconteceu com os investidores, que mesmo frente a evidências científicas de que a falta de métodos criteriosos de análise lhes custava milhões de dólares em prejuízos, continuaram a fazer negócios como sempre fizeram pois eles tinham muitos sucessos para comprovar seus “próprios” métodos. A variação estatística de suas falhas em comparação com seus concorrentes que usavam “listinhas”, poderia ser atribuída à economia, mudanças no mercado ou mesmo pura sorte e azar.
Estudos como esse realizado por Geoff Smart foram realizados em diversas outras áreas, comprovando a eficácia de listas de verificação, porém sem sucesso ao convencer os “incrédulos”, com exceção de duas indústrias onde erros podem ter consequências catastróficas: a construção e a aviação. Ambas as indústrias são inteiramente baseadas em listas de checagem. Erros não são perdoáveis e o menor descuido pode ocasionar a perda de centenas de vidas. Apenas recentemente, as listas de checagem começaram a ser usadas com maior frequência em hospitais e salas de cirurgia, sendo que há inúmeros estudos que mostram que a negligência ou a falta de atenção, como não verificar as alergias de um paciente, resultaram em perdas de vidas.

Em nossas vidas pessoais, tanto no âmbito individual, quanto profissional, o uso de simples listas pode significar uma diferença incrível nos resultados que obtemos, evitando erros, omissões, esquecimentos e economizando tempo, tornando procedimentos exatos e metódicos. Se listas são assim tão potentes, por que então as pessoas não usam? Essa pergunta é um tanto ingênua, conquanto, normal. Mas se fomos por esse caminho, temos que começar a nos perguntar por que as pessoas não fazem tudo aquilo que é melhor para elas, e deixam de fazer tudo o que não é bom. E resposta, nós sabemos, é que não é tão simples. Por que os fumantes não param de fumar pois cigarros comprovadamente reduzem a qualidade e o tempo de vida? Por que obesos não praticam exercícios e comem menos? Por que pessoas tímidas não se expõem e desafiam os próprios limites? Nós sabemos que a resposta é a mesma: não é tão simples quanto parece. E essa dificuldade não vem de não saber o que fazer. Um fumante sabe o que fazer para parar de fumar. Um obeso sabe o que, em tese, ele deve fazer para pelo menos tentar emagrecer, mas a realidade é que nada é feito. Qualquer que seja a real razão por trás da falta de ação, o fato é que as pessoas simplesmente não fazem aquilo que elas sabem que deveriam fazer. Mais pontos para quem de fato faz! Mais oportunidades para quem toma atitudes.

Eu sinceramente não sei o que dizer, além de… bom se as pessoas não fazem o que elas sabem que devem fazer para melhorar, o problema é delas… Eu faço e como consequência eu tenho uma vantagem competitiva com relação a elas e estou onde estou. Eu faço um esforço para ensinar, mas se apesar disso elas não aprendem ou melhor, não levantam a bunda da cadeira para agir e mudar, eu não posso fazer nada.

Então quando as pessoas argumentam que listinhas são simples demais eu tenho que lançar esses contra-argumentos. Se fosse assim, todo mundo já estava usando e todo mundo já estaria obtendo os benefícios que elas trazem… se você pensa assim, lembre-se do exemplo dos investidores, mesmo arriscando perder milhões de dólares, os cabeça dura não usam algo que foi cientificamente comprovado capaz de lhes ajudar a tomar melhores decisões. Eles ficam presos em sua arrogância de que eles sabem o que estão fazendo e seus sucessos passados são prova disso, então pegue suas listinhas ridículas e vá embora daqui!

Por outro lado, no âmbito pessoal, ainda temos que contabilizar mera preguiça – fazer as listinhas não é complicado, mas requer tempo e disposição. Também temos que levar em conta a falta de disciplina que a maioria das pessoas tem. A coisa mais fácil que tem é fazer uma lista de supermercado, contudo, muita gente vai ao mercado sem a tal lista e consequentemente se esquece de comprar uma porção de coisas! Qual é o problema? Falta de conhecimento? A pessoa não sabe fazer uma lista? Ninguém a ensinou? Ninguém nunca lhe disse que é melhor usar uma lista no mercado para evitar esquecer itens? Não, o problema não é nenhum desses. A pessoa simplesmente não fez a lista… porque não quis. Falta de tempo entra como a desculpa magna, afinal de contas, o tempo é tão escasso nesse mundo tão louco, não é mesmo?! Quem é que tem tempo de ficar fazendo listinhas? O que a grande maioria não percebe, entretanto, é que os erros e esquecimentos causados pela desorganização, nesse caso, a simples falta de uma estúpida listinha, custa tempo – o mais caro de todos os recursos. Se você precisa refazer algo porque esqueceu um detalhe na primeira tentativa, esse tempo certamente custará, principalmente em termos de eficácia, muito mais do que os minutos necessários para a confecção de uma lista que poderia ter prevenido o erro.

Listas são basicamente itens elencados, desde coisas que não podem ser esquecidas como uma lista de supermercado, até uma numeração de passos que devem ser realizados em ordem para que um determinado resultado seja atingido. Nada complicado, nada desconhecido, já que se você vai realizar uma atividade é porque você sabe quais os passos para completá-la. É só por no papel, nada de mais. É como confeccionar e seguir uma receita de bolo. Você pode já ter feito o bolo dezenas de vezes e saber de cor e salteado como fazer, mas um belo dia, você não está seguindo a receita porque se sente completamente confiante em sua habilidade de fazer o bolo e o desastre acontece! Você se esquece bem do ingrediente “mágico” da receita, aquele que torna o bolo especial.

Estragar um bolo não tem maiores consequências (a não ser que você esteja servindo o bolo para sua sogra!), mas muitos outros errinhos que nós cometemos no dia-a-dia, principalmente no ambiente profissional, não só nos custam eficácia como são notados por quem tem o poder de nos ajudar a crescer. Obviamente não queremos passar a imagem de que somos descuidados, negligentes e esquecidos justamente para as pessoas que fecham e abrem portas. Pelo contrário, queremos ser notados como eficientes, eficazes e competentes. É incrível como as pessoas não percebem que esquecimento e erros bobinhos são interpretados como incompetência, negligência e descuido. Essas coisas, por mais elementares e inocentes que sejam, podem fechar muitas portas. Por que então não se precaver contra sua própria natureza humana usando listas para ter certeza de que você fará seu trabalho o mais eficiente e eficazmente possível e sem se esquecer de nenhum detalhe?

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5 comentários em “Como evitar cometer erros”

  1. Muito bom este artigo, preciso urgentemente aprender a fazer as listinhas, pois vivo perdendo prazos para entrega de declarações entre outros. Como dito no artigo isso causa muita ansiedade por saber que está atrasada, e a perda financeira pelas multas geradas pelo atraso. Vou com certeza colocar a ideia da listinha em pratica, tenho certeza que vou melhorar meu controle de tempo. Obrigada pelo artigo

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  2. Nossa, que coincidência! Eu gosto de “filosofar” sobre hipóteses que explicam as coisas na vida com alguns amigos de vez em quando. Ontem no almoço estavamos discutindo sobre esses “errinhos” depois de ver uma atendente no restaurante cometer muitos erros seguidos e ser repreendida pelo gerente. cada um de nós começou então a contar algum caso que conhecíamos sobre pessoas que cometem esses erros… e chegamos a mesma conclusão! A pessoa acaba nem perdendo o emprego, mas nunca vai pra frente. E o pior é que a pessoa fica confusa sem saber o que está acontecendo, sem saber porque nunca ninguém lhe dá uma change e a razão é porque ela é uma tonga, faz tudo errado e não se toca!

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  3. Parabens pelo seu maravilhoso trabalho, pela forma simples e profunda de transmitir suas informacoes. Que Deus continue te concedendo sabedoria para continuar seu grande talento. Tony

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  4. Fran, que artigo extraordinário!!! Até que enfim achei alguém que sabe o poder de usar uma lista de checagem!

    Trabalho com marketing digital e sites, e o número de tarefas e detalhes que tenho que lembrar chegam a passar de 300, 500 itens. Jamais conseguiria fazer um projeto sem listas.

    Por isso, quero deixar aqui um dica de software grátis e que chegou no Brasil agora no mês passado!!! Visitem o site trello.com. Esse sistema on-line trabalha com organização visual por meio de quadros e cartões dentro de cada quadro e dentro dos quadros você pode criar checklists e ir marcando!!!! Eu sou apaixonado pelo Trello e tenho usado há anos!

    Quem ainda não conhece, recomendo demais que crie uma conta!

    Parabéns e obrigado!!!
    Sucesso sempre!

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  5. Tenho aprendido muito com seus posts. Incrivelmente, coisas simples e altamente eficazes, como esse da listinha.
    Por seis anos trabalhei numa instituição financeira e aprendi bem o valor desse comportamento. Nada lá dentro é feito que não tenha um “check-list”. A qualidade dos processos cresceram muito depois que a agência passou a utilizá-las com maior frequência.
    Passei esse hábito para meu dia-a-dia e percebi uma melhora considerável de minhas tarefas.
    Parabéns, mais uma vez, a todos envolvidos neste site. Já faz parte de minha lista de favoritos.

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